Typische Abläufe von Anfang bis Ende

Hier sehen Sie zehn Abläufe, wie sie in einem Lieferbetrieb jeden Tag vorkommen, Schritt für Schritt: vom Einrichten bis zur ersten Tour, von der Bestellung bis zum Lieferschein, der Tag des Fahrers, die Abrechnung, das Umplanen am Morgen, die Bestellung per WhatsApp, eine Aushilfe übernimmt eine Tour, eine Kundenliste wird zur neuen Tour, der Getränkehandel mit Bestand und Leergut und ein Wartungstermin im Kundendienst. Jeder Schritt verweist auf die Seite mit den Einzelheiten. Wo ein Schritt noch fehlt, steht das am Ende des Ablaufs unter „Noch nicht möglich“.

Die Abläufe 1 bis 8 nutzen den Beispielbetrieb „Bäckerei Sonnenkorn“, den Sie nach der Registrierung sehen. Ablauf 9 spielt bei „Getränke Schmidt“, Ablauf 10 im Kundendienst einer Kälte- und Klimafirma (siehe tenant.md).

1. Betrieb einrichten bis zur ersten Tour

Für: Inhaber, am ersten Tag. Dauer: etwa 20 Minuten.

1. Registrieren. Auf der Seite „Registrieren“ geben Sie den Namen des Betriebs, den Ort, Ihre E-Mail-Adresse, einen Benutzernamen und ein Passwort ein. Sie bekommen eine Mail mit einem Link; erst nach dem Klick darauf können Sie sich anmelden. Siehe login.md.
2. Anmelden. Mit Benutzername oder E-Mail und Passwort. Oben steht danach der Name Ihres Betriebs.
3. Standort festlegen. In der Verwaltung suchen Sie die Adresse Ihrer Backstube. Dort beginnen und enden alle Touren. Siehe tenant.md.
4. Artikel anlegen. Unter Artikel auf Neuer Artikel: Name, Preis netto je Stück und wie viele in eine Kiste passen. Siehe articles.md.
5. Tour anlegen. Unter Stammtouren auf Neue Tour: Name, Fahrer und Kennzeichen des Fahrzeugs. Siehe overview-and-tour-planning.md.
6. Kunden anlegen. Unter Kunden auf Neuer Kunde: Name, Adresse suchen und anklicken, Stammtour wählen und die Stammbestellung eintragen, also was der Kunde an jedem Liefertag bekommt. Siehe customers.md.
7. Fahrer einladen. Unter Mitarbeiter legen Sie die Fahrer an (ein Klick auf „Fahrer der Touren anlegen“ übernimmt alle Fahrer Ihrer Touren). In der Verwaltung unter „Mitarbeiter einladen“ wählen Sie den Fahrer und tragen seine E-Mail-Adresse ein. Siehe login.md.
8. Ersten Liefertag starten. In der Tourenplanung auf Nächster Liefertag, den Tag wählen und Liefertag starten. Ihre neue Tour steht mit dem neuen Kunden im Plan.
9. Fahrer meldet sich an. Der Fahrer öffnet den Link aus der Mail auf seinem Handy, wählt Benutzername und Passwort und sieht danach nur seine eigene Tour.
10. Hilfe beim Einrichten. Unten im Menü unter „Konto und Darstellung“ öffnen Sie Hilfe und Kontakt. Dort fragen Sie das Startpaket an: eine Stunde Einrichtung mit uns, inklusive. Schreiben Sie dazu, wann es Ihnen passt. Siehe support.md.

Noch nicht möglich:

• Eine Checkliste in der App, die Ihnen zeigt, wie weit Sie mit dem Einrichten sind, und ein leerer Betrieb ohne Beispieldaten. Bis dahin ändern oder löschen Sie die Beispielkunden selbst.
• Einen Termin für die Einrichtung direkt selbst buchen. Bis dahin rufen wir Sie zu der Zeit an, die Sie bei der Anfrage angeben.

2. Kunde bestellt, Sie liefern mit Nachweis

Für: Büro, Fahrer und Ihre Kunden. Beispiel: die Kita Sonnenschein bestellt für morgen zusätzlich Brezeln.

1. Link fürs Kundenportal schicken. Unter Kunden öffnen Sie den Kunden und erzeugen im Abschnitt „Zugang zum Kundenportal“ einen persönlichen Link. Den schicken Sie per WhatsApp oder Mail. Setzen Sie dort auch das Häkchen „Lieferschein per E-Mail“. In der Verwaltung wählen Sie unter „Kundeninfo zur Lieferung“ den Kanal E-Mail. Siehe customer-portal.md und customer-info.md.
2. Kunde bestellt. Der Kunde öffnet den Link auf seinem Handy, wählt den Liefertag und ändert die Mengen, zum Beispiel 25 Laugenbrezeln, und tippt auf Änderung speichern. Bis zum Bestellschluss (Standard: Vortag 18 Uhr) kann er das ändern. Siehe customer-portal.md.
3. Sie sehen die Bestellung sofort. In der Übersicht steht sie unter „Eingang aus dem Kundenportal“.
4. Liefertag starten. In der Tourenplanung auf Nächster Liefertag und Liefertag starten. Die Bestellung steht auf der Tour des Kunden.
5. Fahrer startet die Tour. Mit Tour starten in der Fahrer-App bekommt jeder Kunde der Tour sein Zeitfenster per Mail, mit einem Link auf seine Lieferseite.
6. Kunde sieht, wann die Ware kommt. Auf der Lieferseite stehen ohne Anmeldung die voraussichtliche Ankunft und wie viele Stopps noch davor liegen.
7. Fahrer liefert mit Nachweis. In der Fahrer-App öffnet der Fahrer den Stopp, macht ein Foto der Ware am Ablageort, lässt unterschreiben und tippt auf Erledigt. Zeit und Standort werden mit gespeichert. Siehe stand-in-and-drop-off-photo.md.
8. Kunde bekommt den Lieferschein. Kurz nach der Lieferung kommt die Mail „Geliefert“ mit dem Lieferschein als PDF, mit Name des Empfängers. Im Kundenportal liegt er ebenfalls. Siehe messages.md.
9. Kunde bewertet. Auf der Lieferseite vergibt er Sterne. Eine schlechte Bewertung kommt bei Ihnen als Mail an, siehe customer-info.md.

Noch nicht möglich:

• Eine automatische Nachricht, wenn der Kunde nicht angetroffen wurde. Rufen Sie ihn bis dahin bitte an.

3. Ein Tag des Fahrers

Für: Fahrer, auf dem Handy. Beispiel: Jonas fährt die Tour Nord.

1. App öffnen. Der Fahrer sieht seine Tour, wie viele Stopps erledigt sind und wann er zurück ist.
2. Ladeliste abhaken. Unter „Ladeliste“ steht, was in welcher Reihenfolge ins Fahrzeug kommt. Jede Zeile hakt er beim Packen ab. Siehe overview-and-tour-planning.md.
3. Erster Stopp. Nächster Stopp zeigt Adresse, Zeitfenster und Hinweise (zum Beispiel „Nachtportier klingeln“). Navigation starten öffnet die Karten-App; das geht auch direkt aus der Übersicht mit Navigation zu … unter dem nächsten Stopp. Nimmt der Kunde weniger, tippt er bei „geliefert“ auf Minus und bei „Retoure“ auf Plus. Leere Kisten, die er mitnimmt, zählt er bei „zurück“. Dann Foto und Erledigt; Erledigt und Nicht angetroffen stehen immer unten im Bild, auch bei einem langen Lieferschein. Oben bestätigt ein grüner Streifen „… erledigt. Weiter mit …“, und die App öffnet gleich den nächsten Stopp. Siehe crates.md.
4. Niemand da. Mit Nicht angetroffen wählt er, was passiert ist: Ware laut Hinweis abgestellt, wieder mitgenommen oder kein Zugang.
5. Kein Netz. Im Funkloch arbeitet die App weiter. Oben steht dann, wie viele Meldungen warten. Sobald wieder Netz da ist, gehen sie von selbst raus.
6. Das Büro sieht alles. In der Übersicht zählt der Fortschritt der Tour mit, beim Kunden steht der neue Stand des Leerguts.

Noch nicht möglich:

• Fahrzeugkontrolle vor der Abfahrt und Kilometerstand zu Beginn und am Ende.
• Gründe, warum ein Kunde einen Artikel nicht nimmt, und einen neuen Kunden unterwegs vormerken.
• Barzahlung an der Tür erfassen.

4. Von der Lieferung zur Rechnung und zum Steuerbüro

Für: Büro, einmal im Monat.

1. Angaben für die Rechnung prüfen. In der Verwaltung stehen Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und Bankverbindung. Fehlt etwas, sperrt Tourentakt die E-Rechnung und sagt, was fehlt. Siehe invoices.md.
2. Laufender Monat. Unter Rechnungen zeigt der laufende Monat eine Vorschau. Fertige Rechnungen gibt es erst, wenn der Monat vorbei ist.
3. Rechnung prüfen. Den abgeschlossenen Monat wählen und eine Rechnung anklicken: Positionen, Umsatzsteuer und alle Lieferscheine des Monats, jeder als PDF zum Nachsehen.
4. E-Rechnung laden. Rechnung als PDF liefert eine E-Rechnung (ZUGFeRD): ein normales PDF mit den Daten für die Buchhaltung des Kunden darin.
5. Per E-Mail senden. Damit wird die Rechnung festgeschrieben: Nummer, Positionen und Beträge ändern sich danach nicht mehr. In der Liste steht „verschickt“.
6. Zahlung buchen. Unter Offene Posten steht die Rechnung, bis sie bezahlt ist. Mit Zahlung buchen Sie einen Eingang, auch einen Teilbetrag; die Rechnung steht dann auf „teilweise bezahlt“. Den Kontoauszug Ihrer Bank können Sie dort auch hochladen, dann ordnet Tourentakt die Zahlungen selbst zu. Siehe payments-and-dunning.md.
7. Mahnen. Ist der Rest überfällig, schlägt der Reiter Mahnungen eine Zahlungserinnerung vor. Mit Mahnung erstellen entsteht sie, als Brief (PDF) oder per E-Mail.
8. DATEV-Export. Unter Rechnungen liefert DATEV-Export die Datei für Ihr Steuerbüro.

Außerdem möglich, aber nicht Teil dieses Ablaufs: SEPA-Lastschrift, Gutschrift und Storno, Pfand und Lieferpauschale, siehe payments-and-dunning.md.

Noch nicht möglich:

• Zahlungen direkt aus dem Online-Banking abrufen, ohne den Kontoauszug hochzuladen.

5. Kurzfristig umplanen am Morgen

Für: Disposition, am Liefertag.

1. Eilauftrag. Ein Kunde ruft an und braucht schnell Ware. In der Tourenplanung auf Eilauftrag einfügen, Kunde und Artikel wählen. Tourentakt schlägt die Stellen vor, an denen der Stopp den kleinsten Umweg kostet, ohne andere Zeitfenster zu verletzen. Übernehmen fügt ihn ein.
2. Stopp auf eine andere Tour. Beim Stopp auf umhängen klicken. Für jede Tour sehen Sie, ob die Kisten noch ins Fahrzeug passen und wie viel Zeit der Stopp dort kostet; ein Klick setzt ihn an den besten Platz. Auf der Karte aller Touren ziehen Sie einen Stopp auch einfach auf eine andere Tour. Siehe overview-and-tour-planning.md.
3. Fahrer fällt aus. An der Tour Mehr › Fahrer für heute ändern (oder Klick auf den Namen des Fahrers, dann Fahrer für heute ändern) und einen anderen Fahrer suchen. Das gilt nur für heute; die Vorlage bleibt. Für eine Aushilfe ohne eigenen Zugang gibt es unter Mehr an der Tour An Aushilfe übergeben mit QR-Code, siehe stand-in-and-drop-off-photo.md.
4. Neu optimieren. Optimieren an der Tour rechnet die Reihenfolge neu.
5. Zeitleiste. Zeitleiste zeigt alle Touren des Tages auf einer Zeitachse; ein Klick wählt die Tour.
6. Der Fahrer sieht es sofort. Auf seinem Handy steht der neue Stopp in der Liste.

Muss eine ganze Tour oder ein Teil davon auf einen anderen Tag, nutzen Sie an der Tour Mehr › Auf anderen Tag.

Noch nicht möglich:

• Die betroffenen Kunden beim Umplanen automatisch über die neue Ankunftszeit informieren.

6. Bestellung per WhatsApp bis zur Ladeliste

Für: Büro. Beispiel: das Hotel Zur Post schreibt „Morgen bitte 20 Brezn mehr“.

1. Nachricht einfügen. Im Bestell-Eingang fügen Sie die Nachricht ein (oder teilen sie direkt aus WhatsApp) und tippen auf Lesen lassen. Siehe order-inbox.md.
2. Vorschlag prüfen und übernehmen. Tourentakt erkennt Kunde, Artikel und Menge. Einen unbekannten Kunden ordnen Sie per Suche zu, Mengen können Sie ändern. Dann Bestellungen übernehmen.
3. Backliste. Unter Nächster Liefertag zeigt die Backliste, wie viel Sie für diesen Tag backen müssen, die neue Bestellung mitgezählt.
4. Ladeliste. Nach Liefertag starten steht die Menge auf der Ladeliste der Tour.

Noch nicht möglich:

• Eine Bestell-Tabelle mit allen Kunden und Artikeln, um viele Telefonbestellungen schnell einzutragen.
• Ein Hinweis, wenn ein Kunde nicht wie gewohnt bestellt hat, und Urlaub, den der Kunde selbst im Portal einträgt.

7. Eine Aushilfe übernimmt eine Tour

Für: Disposition, wenn ein Fahrer kurzfristig ausfällt und jemand ohne eigenen Zugang einspringt.

1. Ablagefoto hinterlegen. Beim Kunden in der Kundenmaske ein Foto vom Ablageort wählen und einen kurzen Hinweis schreiben („Kiste links neben der Lieferantentür“). Siehe stand-in-and-drop-off-photo.md.
2. Tour übergeben. In der Tourenplanung an der Tour auf An Aushilfe übergeben, den Namen der Aushilfe eintragen und QR-Code erzeugen. Den Code scannen lassen oder den Link per WhatsApp schicken. Die Aushilfe fährt die Tour heute; die Stammtour bleibt beim Stammfahrer.
3. Aushilfe öffnet den Link. Ihr Handy ist gekoppelt und zeigt nur diese Tour und ihre Kunden. Das Ablagefoto steht groß beim nächsten Stopp.
4. Liefern. Die Aushilfe liefert wie jeder Fahrer: Unterschrift oder Foto, dann Erledigt.
5. Im Blick behalten. In der Verwaltung steht das Handy unter „Gekoppelte Handys“ als „Aushilfe für Tour …“.
6. Zugang endet von selbst. Mit dem nächsten Liefertag sieht das Handy nichts mehr.

Noch nicht möglich:

• Die Aushilfe schon am Vortag für einen bestimmten Liefertag einplanen.
• Ein Zugang für Aushilfen, die bei mehreren Betrieben fahren.

8. Eine Kundenliste wird zur neuen Tour

Für: Büro, beim Start mit Tourentakt oder wenn neue Kunden dazukommen.

1. Liste ablegen. Unter Kunden auf Importieren und die Liste wählen (Excel als CSV, PDF oder ein Foto). Hat die Liste klare Spalten wie Name, Straße, PLZ und Ort, liest Tourentakt sie ohne KI; sonst liest die KI und fragt nach, wo etwas unklar ist. Siehe customers.md.
2. Übernehmen. Kunden importieren legt die Kunden an, jeder mit seiner Lage auf der Karte.
3. Auf der Karte markieren. In der Kundenkarte die neuen Kunden anklicken (oder mit dem Lasso umfahren) und Neue Gruppe aus Auswahl. Der Gruppe einen Namen geben. Siehe customer-map.md.
4. Tour planen. An der Gruppe Von Hand planen (oder Touren erstellen, wenn die App mit einem oder mehreren Fahrern aufteilen soll): Fahrer und Fahrzeug eintragen, die Reihenfolge prüfen oder mit den Pfeilen ändern, Tour übernehmen.
5. Fertig. Die neue Tour steht in den Stammtouren, die Kunden hängen daran und kommen ab dem nächsten Liefertag mit.

Noch nicht möglich:

• Die Datenübernahme als Leistung bei uns buchen („wir legen alles für Sie an“).

9. Getränkehandel: Bestand, Lieferung und Leergut

Für: Getränkehandel. Beispiel: Getränke Schmidt, freitags die Tour zu den Vereinen.

1. Was wird knapp? Unter Bestand steht Weißbier als „knapp“. Der Bestellvorschlag je Lieferant zeigt, was nachzubestellen ist; Per E-Mail bestellen öffnet die fertige Bestellung an die Brauerei. Siehe stock.md.
2. Ware kommt. Wareneingang buchen: Artikel, Menge, Lieferant. Der Artikel ist nicht mehr knapp.
3. Freitag starten. Unter Tourenplanung, Nächster Liefertag, den Freitag wählen und Liefertag starten. Die Tour Vereine fährt Feuerwehr, Schützenheim, Musikverein und Gasthaus an.
4. Liefern und Leergut mitnehmen. Der Fahrer zählt in der App die leeren Kästen mit zurück hoch, lässt unterschreiben und tippt Erledigt. Siehe crates.md.
5. Im Büro. Der Lieferschein zeigt Ware und Leergut, das Leergut-Konto des Kunden stimmt, und der Bestand ist um die gelieferte Menge gesunken.

Noch nicht möglich:

• Leergut als Bestand im Hof führen.
• Pfand in Euro je Leergut-Art auf Lieferschein und Rechnung.

10. Wartungstermin vom Vorschlag bis zur Rechnung

Für: Kundendienst (Beispiel Kälte- und Klimatechnik; Kaminkehrer, PV-Service und Brandschutz gehen genauso).

1. Branche wählen. In der Verwaltung die Branche „Kälte- und Klimatechnik“ wählen. Tourentakt schaltet Termine, Einsatzplanung und F-Gase ein. Siehe tenant.md.
2. Was ist fällig? Unter F-Gase steht je Anlage, wann die nächste Dichtheitskontrolle fällig ist.
3. Termin vorschlagen. Unter Termine die Kontrolle ankreuzen und Vorschläge senden. Der Kunde bekommt einen Link, wählt einen Termin und tippt Passt. Siehe service-appointments.md.
4. Einsatz planen. Die Einsatzplanung zeigt je Monteur und Tag, wohin er fährt. Siehe job-planning.md.
5. Beim Kunden. In der Monteur-App: Unterwegs, Kunde benachrichtigen, Messwerte eintragen, Material hinzufügen, den Arbeitsbericht unterschreiben lassen, Erledigt. Siehe time-tracking.md.
6. Arbeitsbericht. Den Bericht gibt es als PDF.
7. Rechnung. Unter Termine, „Abrechnung erledigter Einsätze“, steht die Rechnung des Kunden mit dem Material, als PDF und als E-Rechnung.

Noch nicht möglich:

• Vorschläge für fällige Arbeiten von Vertragskunden jeden Monat von selbst verschicken, ohne sie einzeln anzukreuzen.