Nachrichten an Kunden
Tourentakt schreibt Ihren Kunden per E-Mail, Kunden ohne E-Mail-Adresse per SMS. Antworten auf eine Mail gehen an die E-Mail-Adresse Ihres Betriebs (Verwaltung, Abschnitt Betrieb). Als Absender sieht der Kunde den Namen Ihres Betriebs.
Was verschickt wird
| Anlass | Wann | Anhang |
|---|---|---|
| Terminvorschlag (Terminplanung) | bei Termine vorschlagen oder Termine festlegen | Link zur Terminseite |
| Termin zurückgezogen oder abgesagt | wenn Sie den Termin zurücknehmen oder absagen | |
| Prüferinnerung mit Terminvorschlägen (Service-Termine) | wenn Sie fällige Arbeiten vorschlagen | Link zur Terminseite |
| Erinnerung | Erinnern beim Termin, und am Vortag | |
| Ankunft: „Wir sind unterwegs, Ankunft ca. …“ | wenn der Monteur losfährt | |
| Ergebnis nach dem Termin | bei Erledigt | Arbeitsbericht als PDF (abschaltbar) |
| Prüfnachweis Feuerlöscher an Vermieter oder Hausverwaltung | bei Erledigt, wenn beim Kunden ein zweiter Empfänger eingetragen ist | Nachweis als PDF |
| Lieferschein | nach jeder Lieferung, nur an Kunden mit Häkchen Lieferschein per E-Mail | Lieferschein als PDF; mit der Kundeninfo zur Lieferung per E-Mail hängt er an der Mail „Geliefert“ (siehe customer-info.md) |
Kunden mit Einwurfzettel oder Türanhänger (Service-Termine) bekommen keine Mail, für sie drucken Sie die Zettel wie bisher.
SMS-Versand (Zusatzmodul)
SMS an Kunden ohne E-Mail-Adresse sind ein Zusatzmodul. Sie buchen es bei uns dazu und schalten es in der Verwaltung unter Nachrichten an Kunden mit SMS-Versand ein. Jede verschickte SMS kostet 9 Cent netto und erscheint auf Ihrer Tourentakt-Rechnung. Nicht zugestellte SMS kosten nichts.
- Tourentakt verschickt die SMS über einen deutschen SMS-Anbieter. Als Absender steht der Name Ihres Betriebs (höchstens elf Buchstaben). Einen eigenen Absendernamen tragen Sie unter Absendername für SMS ein, sobald der SMS-Versand eingeschaltet ist.
- Zeitfenster, „gleich da“ und die Nachricht nach der Lieferung beschreibt customer-info.md, dort steht auch die Ruhezeit für SMS.
- Über dem Postausgang sehen Sie, wie viele SMS im laufenden Monat verschickt wurden und was sie kosten.
- Ist der SMS-Versand aus, geht an Kunden ohne E-Mail keine Nachricht hinaus. Im Verlauf und im Postausgang steht dann „nicht zugestellt: SMS-Versand ist nicht gebucht“. Rufen Sie diese Kunden an oder tragen Sie eine E-Mail-Adresse ein.
- Jede Nachricht, ob verschickt oder nicht, bleibt im Postausgang mit Empfänger, Text und Zeitpunkt nachvollziehbar.
Möchte ein Kunde sich auf der Terminseite seinen Zugang merken, bekommt er den Bestätigungscode per E-Mail oder SMS an die Adresse oder Nummer, die er eingegeben hat. Passt sie nicht zu Ihren Kundendaten, geht der Code erst hinaus, wenn Sie die Anfrage freigeben.
Einstellungen
In der Verwaltung unter Nachrichten an Kunden:
- Lieferschein per E-Mail: schaltet den Versand der Lieferscheine für den ganzen Betrieb ein oder aus. Welche Kunden ihn bekommen, legen Sie beim Kunden fest (Kunden, Kunde öffnen, Häkchen Lieferschein per E-Mail; dafür braucht der Kunde eine E-Mail-Adresse).
- Arbeitsbericht nach dem Termin (nur mit Service-Terminen): hängt den Arbeits- bzw. Prüfbericht als PDF an die Nachricht „Erledigt“.
Sehen, was hinausging
- Postausgang in der Verwaltung: die letzten 100 Nachrichten mit Empfänger und Status, also „verschickt“, „nicht zugestellt“ mit Grund oder „nur protokolliert“. Mit Aktualisieren neu laden.
- Beim Termin bzw. beim Stopp der Terminplanung steht im Verlauf unter jeder Nachricht, ob sie verschickt wurde.
- In der Terminplanung sehen Sie zusätzlich, ob der Kunde seinen Link schon geöffnet hat („Link angesehen am …“). Ob jemand eine Mail gelesen hat, erfasst Tourentakt bewusst nicht. Das ginge nur mit einem versteckten Zählbild in der Mail, und dafür bräuchten Sie die Einwilligung jedes Empfängers.
„Nicht zugestellt“ heißt meist: Die Adresse stimmt nicht, oder der Mailserver war nicht erreichbar. Prüfen Sie die Adresse beim Kunden. Steht „nur protokolliert“ da, ist für Ihren Betrieb noch kein Mailversand eingerichtet. Melden Sie sich dann bei uns.