Zeiterfassung: Stempeluhr, Arbeitsbericht und Stundenzettel

Monteure und Fahrer erfassen ihre Zeiten selbst in der App. Im Büro prüfen Sie die Woche, geben sie frei und geben sie an das Lohnbüro weiter. Die Zeiterfassung ist ein eigener Schalter unter Verwaltung → Zeiterfassung. Für Betriebe mit Einsatzplanung ist sie schon eingeschaltet; Bäckereien und andere Lieferbetriebe schalten sie für ihre Fahrer dazu.

In der Monteur-App stempeln

Oben in der App steht die Stempeluhr. Sie zeigt, was gerade läuft, und die Stunden von heute und dieser Woche.

• Betrieb stempeln Sie für Arbeit im Betrieb oder Lager, zum Beispiel beim Material laden.
• Fahrt stempeln Sie unterwegs. Der Knopf Unterwegs, Kunde benachrichtigen stempelt die Fahrt automatisch mit.
• Pause stempeln Sie, wenn Sie Pause machen.
• Feierabend beendet die laufende Zeit.

Beim Kunden tippen Sie im Einsatz auf Arbeit beginnen. Die Zeit wird dann diesem Einsatz zugeordnet. Mit Unterbrechen halten Sie sie an. Erledigt beendet die Arbeitszeit automatisch.

Eine neue Buchung beendet immer die vorige. Es läuft also nie mehr als eine Zeit gleichzeitig.

Die Stempeluhr funktioniert auch ohne Netz, zum Beispiel im Keller. Die Zeiten werden übertragen, sobald das Handy wieder Empfang hat.

Zeiterfassung für Fahrer

Damit Fahrer stempeln können, legen Sie sie als Mitarbeiter an:

1. Öffnen Sie Stunden.
2. Tippen Sie auf Fahrer der Touren anlegen. Tourentakt legt alle Fahrer aus Ihren Touren an, mit Arbeitsbeginn eine halbe Stunde vor der Tour, Montag bis Samstag, ab Ihrem Betrieb. Einzelne Mitarbeiter legen Sie mit Mitarbeiter anlegen an.
3. Mit dem Stift neben dem Namen ändern Sie Arbeitszeiten, Urlaub und Krankheit. Unter Rolle legen Sie fest, ob jemand Monteur, Fahrer oder beides ist.

Danach fragt die App beim ersten Öffnen Wer bist du?. Der Fahrer tippt seinen Namen an; das Handy merkt sich die Wahl. Oben steht die Stempeluhr wie bei den Monteuren, darunter seine Tour des Tages mit allen Stopps. Fährt er heute mit oder übernimmt er die Tour unterwegs (siehe Beifahrer und Fahrerwechsel), sieht er diese Tour ebenfalls.

Wer Monteur und Fahrer zugleich ist, schaltet oben zwischen Einsätze und Tour um.

Benennen Sie einen Fahrer um, ändert sich der Name auch auf seinen Touren. Aushilfsfahrer mit einem Handy für nur einen Tag stempeln nicht; sie sehen weiter nur ihre Tour.

Material, Fotos und Arbeitsbericht

1. Unter Material trägt der Monteur ein, was verbaut wurde: Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis. Dann tippt er auf Hinzufügen.
2. Unter Fotos fotografiert der Monteur den Zustand Vorher, einen Mangel und das Ergebnis Nachher. Eine kurze Notiz zum nächsten Foto ist möglich, zum Beispiel „Riss am Kondensatablauf“. Solange der Einsatz läuft, lässt sich ein Foto über das Papierkorb-Symbol wieder entfernen. Höchstens 20 Fotos je Einsatz.
3. Mit Arbeitsbericht unterschreiben lassen unterschreibt der Kunde auf dem Handy. Dabei werden Name, Uhrzeit und Standort gespeichert.
4. Nach Erledigt steht der Arbeitsbericht als PDF bereit. Er enthält Auftrag, Ergebnis, Arbeits- und Fahrzeit, Material und die Unterschrift. Die Fotos folgen auf eigenen Seiten, sechs je Seite, in der Reihenfolge vorher, Mangel, nachher.

In der Ansicht Termine zeigt ein Kamera-Symbol bei erledigten Einsätzen, wie viele Fotos im Bericht sind.

Das Material landet automatisch in der Leistung des Einsatzes und damit in der Rechnung. Bei einer Störung wird zusätzlich die Arbeitszeit abgerechnet, je angefangene Viertelstunde.

Stundenzettel im Büro

Die Ansicht Stunden zeigt die Woche: je Monteur eine Zeile, je Tag die gearbeiteten Stunden, dazu Soll, Ist und Saldo. Der Saldo zählt nur Tage bis gestern, damit der laufende Tag nicht als Minus erscheint.

Rot markierte Tage verstoßen gegen das Arbeitszeitgesetz. In der Ansicht eines Monteurs steht bei jedem Tag, was nicht stimmt: Verstöße in Rot, Hinweise in Orange. Geprüft wird Folgendes:

• Mehr als 10 Stunden Arbeit am Tag sind ein Verstoß.
• Ab 6 Stunden sind 30 Minuten Pause Pflicht, ab 9 Stunden 45 Minuten. Als Pause zählen auch Lücken von mindestens 15 Minuten zwischen zwei Buchungen.
• Mehr als 6 Stunden am Stück ohne Pause sind ein Verstoß.
• Zwischen Feierabend und nächstem Arbeitsbeginn müssen 11 Stunden Ruhe liegen.
• Arbeit am Sonntag oder an einem Feiertag wird als Hinweis angezeigt.
• Mehr als 48 Stunden in der Woche werden als Hinweis angezeigt.
• Eine Buchung, die nicht beendet wurde, ist ein Verstoß, bis sie korrigiert ist.

Klicken Sie auf einen Monteur, um seine Buchungen zu sehen und zu korrigieren.

• Sie können Tätigkeit, Beginn und Ende jeder Buchung ändern oder die Buchung löschen.
• Vergessene Zeiten tragen Sie unter Nachtrag mit einer Notiz ein. Nachträge sind im Stundenzettel und im Export gekennzeichnet.
• Woche freigeben sperrt die Woche. Danach kann niemand mehr Buchungen ändern, auch der Monteur nicht. Mit Freigabe aufheben geben Sie die Woche wieder frei.

Export für Lohnbüro und Nachkalkulation

Wählen Sie den Zeitraum mit Stunden von und Stunden bis.

• Stunden (CSV) erzeugt je Monteur und Tag eine Zeile. Sie enthält Personalnummer, Beginn und Ende, die Arbeitszeit aufgeteilt in Kunde, Fahrt und Betrieb, Pause, Soll, Saldo, Sonn- und Feiertag, Abwesenheit, Freigabe und die Hinweise zum Arbeitszeitgesetz. Diese Datei ist für das Lohnbüro gedacht.
• Alle Buchungen (CSV) erzeugt jede einzelne Buchung mit Einsatz und Kunde. Damit können Sie nachkalkulieren.

Beide Dateien öffnen sich direkt in Excel. Die Personalnummer tragen Sie in der Einsatzplanung beim Monteur ein.