Rechnungen: Monatsrechnung, E-Rechnung und Versand per E-Mail

Tourentakt macht aus allem, was Ihre Fahrer quittiert haben, am Monatsende die Rechnungen. Service-Betriebe bekommen je Kunde und Monat eine Rechnung aus den erledigten Einsätzen (unter Termine → Abrechnung erledigter Einsätze). Abtippen entfällt.

Rechnungen ansehen

1. Öffnen Sie Rechnungen und wählen Sie oben den Monat. Voreingestellt ist der letzte abgeschlossene Monat.
2. Die Tabelle zeigt je Rechnungsempfänger eine Rechnung mit Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Lieferorte mit gemeinsamem Rechnungsempfänger (Träger, Zentrale) stehen auf einer Sammelrechnung.
3. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rechnung mit allen Positionen und Lieferscheinen.

Die Spalte Status zeigt, wie weit eine Rechnung ist:

E-Rechnung: PDF mit eingebetteter XRechnung

Ab 2027 müssen größere Betriebe, ab 2028 alle Betriebe ihren Geschäftskunden E-Rechnungen schicken. Tourentakt erzeugt sie für Sie:

• Rechnung als PDF lädt eine E-Rechnung nach ZUGFeRD: ein normales PDF zum Lesen und Ausdrucken, in dem die maschinenlesbare XRechnung steckt. Die Buchhaltung Ihres Kunden liest die Daten direkt ein.
• E-Rechnung (XRechnung) lädt nur die XML-Datei. Behörden und Gemeinden (mit Leitweg-ID) brauchen genau diese Datei.

Fehlt eine Pflichtangabe, ist die E-Rechnung gesperrt und Tourentakt sagt, was fehlt (zum Beispiel IBAN, Steuernummer oder die E-Mail-Adresse des Kunden). Ihre eigenen Angaben ergänzen Sie unter Verwaltung, die des Kunden beim Kunden unter Rechnungsempfänger.

Rechnungen per E-Mail verschicken

Sobald ein Monat abgeschlossen ist:

• Alle auf einmal: Klicken Sie oben auf … Rechnungen per E-Mail senden. Tourentakt schreibt alle Rechnungen fest und schickt jede an die E-Mail-Adresse ihres Rechnungsempfängers. Rechnungen, bei denen eine Pflichtangabe fehlt, bleiben liegen; die Zahl steht in Klammern am Knopf.
• Einzeln: Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Per E-Mail senden.

Die E-Mail enthält Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und Ihre Bankverbindung. Angehängt sind das ZUGFeRD-PDF und die XRechnung. Absender ist der Name Ihres Betriebs; antwortet der Kunde, landet die Antwort bei Ihrer E-Mail-Adresse aus der Verwaltung.

Ist eine Rechnung schon verschickt, heißt der Knopf Erneut senden, zum Beispiel wenn der Kunde sie nicht findet.

Festschreiben

Eine verschickte Rechnung darf sich nachträglich nicht mehr ändern (GoBD). Deshalb schreibt Tourentakt sie beim Versand fest. Sie können eine Rechnung auch ohne E-Mail festschreiben, etwa wenn Sie sie ausdrucken und per Post schicken: Festschreiben in der geöffneten Rechnung.

Festgeschrieben heißt: Nummer, Positionen, Beträge, Ihre Bankverbindung und die Namen von Artikeln und Lieferorten bleiben so, wie sie an diesem Tag waren. Ändern Sie danach Ihre IBAN oder benennen einen Kunden um, gilt das erst für die nächsten Rechnungen. Eine falsche Rechnung korrigieren Sie über eine Gutschrift.

Den laufenden Monat können Sie nicht festschreiben; er ist eine Vorschau bis heute.

Lieferschein korrigieren

Ein Lieferschein ist abgeschlossen, sobald der Fahrer den Stopp erledigt hat. Danach ändert ihn die Fahrer-App nicht mehr, auch nicht, wenn eine Meldung doppelt ankommt.

Stimmt trotzdem eine Menge nicht, zum Beispiel weil der Fahrer sich vertippt hat oder der Kunde später Ware zurückgibt, korrigieren Sie den Lieferschein im Büro:

1. Öffnen Sie unter Rechnungen die Rechnung des Kunden und klappen Sie Lieferscheine auf.
2. Klicken Sie beim Lieferschein auf korrigieren.
3. Tragen Sie die richtigen Mengen für geliefert und Retoure ein und schreiben Sie einen Grund dazu.
4. Korrektur speichern.

Die Nummer bleibt gleich. Die bisherige Fassung bleibt mit Datum, Uhrzeit und Grund erhalten und steht auf dem Lieferschein-PDF („korrigierte Fassung 2“, darunter die vorigen Mengen). So bleibt jede Änderung nachvollziehbar, wie es die GoBD verlangen. Die Rechnung rechnet sofort mit den neuen Mengen. Bekommt der Kunde seine Lieferscheine per E-Mail, schicken wir ihm die korrigierte Fassung mit dem Grund noch einmal.

Korrigieren geht für Lieferscheine aus diesem und dem vorigen Monat, solange sie auf keiner festgeschriebenen Rechnung stehen. Ist die Rechnung schon fest, korrigieren Sie mit einer Gutschrift.

Gutschrift und Storno

Eine festgeschriebene Rechnung ändern Sie nicht mehr, Sie stellen einen eigenen Beleg dazu aus. Öffnen Sie die Rechnung (unter Rechnungen oder Offene Posten) und klicken Sie auf Gutschrift oder Storno:

• Ganze Rechnung stornieren: Die Stornorechnung enthält alle Positionen der Rechnung, die Rechnung ist danach nicht mehr offen. Hat der Kunde schon bezahlt, steht der Betrag als Guthaben bei ihm.
• Teilgutschrift: für eine Reklamation oder einen Nachlass. Tragen Sie Text, Menge, Preis netto und Steuersatz ein. Mehr als den Rest der Rechnung können Sie nicht gutschreiben.

Geben Sie einen Grund an; er steht auf dem Beleg. Gutschriften haben eigene Nummern (GS-2026-0001 …), nennen die Rechnung, auf die sie sich beziehen, und sind ebenfalls E-Rechnungen. Auf Wunsch schickt Tourentakt sie per E-Mail an den Rechnungsempfänger. Was danach noch offen ist, sehen Sie unter Offene Posten.

Pfand und Zuschläge

In der Verwaltung unter Pfand und Zuschläge schalten Sie ein, was zusätzlich auf die Monatsrechnung kommt:

• Pfand in Euro: Mit dem Leergut zählt der Fahrer abgegebene und zurückgenommene Kisten und Behälter. Je Art legen Sie den Pfandbetrag fest; abgegebene Behälter kosten Pfand, zurückgegebene werden gutgeschrieben. Der Lieferschein zeigt das Pfand der Lieferung.
• Lieferpauschale: ein fester Betrag je Lieferung mit Ware. Eine reine Leergut-Abholung kostet nichts.
• Mindestbestellwert: Liegt der Warenwert einer Lieferung darunter, kommt ein Mindermengenzuschlag dazu.

Den Steuersatz für Pfand und Zuschläge wählen Sie darunter (meist wie bei Lebensmitteln 7 %). Abweichend legen Sie die Werte je Kundenart fest (zum Beispiel Privatkunden mit Lieferpauschale, eigene Filialen ohne Pfand) oder beim einzelnen Kunden unter Zahlung und Zuschläge. Es gilt: Kunde vor Kundenart vor Betrieb.

Lastschrift auf der Rechnung

Hat ein Kunde ein SEPA-Mandat, steht auf seiner Rechnung statt der Bitte um Überweisung die Ankündigung des Einzugs mit Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Tag. Eingezogen wird unter Offene Posten → Lastschrift.

DATEV-Export

DATEV-Export lädt den Buchungsstapel des Monats für Ihren Steuerberater. Gutschriften des Monats stehen darin mit (im Haben). Kontenrahmen, Berater- und Mandantennummer stellen Sie in der Verwaltung ein.