Offene Posten: Zahlungen, Kontoabgleich, Lastschrift und Mahnungen

Unter Offene Posten sehen Sie, was von Ihren Rechnungen noch nicht bezahlt ist. Jede Rechnung, die Sie unter Rechnungen festgeschrieben oder verschickt haben, steht hier, bis das Geld da ist. Oben sehen Sie, wie viel insgesamt offen und wie viel davon überfällig ist.

Die Funktion schalten Sie in der Verwaltung unter Funktionen ein oder aus (Offene Posten und SEPA-Lastschrift).

Offene Rechnungen

Die Tabelle zeigt je Rechnung den Betrag, was noch offen ist, seit wie vielen Tagen sie überfällig ist und den Stand:

Über das Suchfeld finden Sie eine Rechnung über ihre Nummer oder den Empfänger.

Zahlung von Hand buchen

1. Klicken Sie in der Zeile der Rechnung auf Zahlung.
2. Vorgeschlagen ist der offene Betrag. Ändern Sie ihn bei einer Teilzahlung, wählen Sie Datum und Zahlart (Überweisung, bar, Sonstiges).
3. Klicken Sie auf Buchen.

Zahlt ein Kunde mehr als offen, bleibt der Rest als Guthaben bei ihm stehen. Mit Zahlung ohne Rechnung buchen Sie einen Eingang, den Sie noch keiner Rechnung zuordnen können, etwa eine Vorauszahlung.

Guthaben verrechnen

Guthaben und ungeklärte Zahlungen stehen unter der Tabelle. Verrechnen gleicht damit die ältesten offenen Rechnungen desselben Kunden aus. Bei einer Zahlung ohne bekannten Zahler wählen Sie die passende Rechnung im Suchfeld daneben. Eine falsch gebuchte Zahlung löschen Sie mit dem Papierkorb.

Kontoabgleich mit dem Kontoauszug

Statt jede Zahlung abzutippen, laden Sie den Kontoauszug aus Ihrem Online-Banking:

1. Laden Sie im Online-Banking den Kontoauszug als camt.053 herunter (manchmal „CAMT“, „XML-Kontoauszug“ oder „ISO 20022“ genannt). Ein Avis als camt.054 geht auch.
2. Öffnen Sie Offene Posten → Kontoabgleich und klicken Sie auf Kontoauszug wählen.
3. Tourentakt zeigt jede Buchung mit einem Vorschlag:
   • Rechnungsnummer: Die Nummer steht im Verwendungszweck. Sicherste Zuordnung.
   • Mandat (IBAN) oder Name: Der Zahler ist bekannt, die Zahlung geht auf seine älteste offene Rechnung.
   • Betrag: Nur der Betrag passt zu genau einer Rechnung. Bitte prüfen.
   • nicht erkannt: Wählen Sie die Rechnung im Suchfeld daneben oder lassen Sie die Zahlung als ungeklärt stehen.
   • Rücklastschrift: Ein Einzug kam zurück (siehe unten).
   • schon gebucht und nicht für Rechnungen (zum Beispiel Ihre eigenen Ausgaben) werden nicht übernommen.
4. Nehmen Sie den Haken bei Buchungen heraus, die Sie nicht übernehmen wollen, und klicken Sie auf … Buchungen übernehmen.

Laden Sie denselben Auszug versehentlich zweimal, übernimmt Tourentakt keine Buchung doppelt.

SEPA-Lastschrift

Kunden, die Ihnen ein Lastschriftmandat unterschrieben haben, ziehen Sie direkt ein.

Einmal einrichten

1. Beantragen Sie bei der Deutschen Bundesbank kostenlos eine Gläubiger-Identifikationsnummer und tragen Sie sie in der Verwaltung unter SEPA-Lastschrift ein. Voreingestellt ist eine Test-Nummer; mit ihr können Sie alles ausprobieren, Ihre Bank nimmt die Datei so aber nicht an.
2. Klären Sie mit Ihrer Bank, dass Sie Lastschriften einreichen dürfen (Inkassovereinbarung).
3. Öffnen Sie beim Kunden Zahlung und Zuschläge, setzen Sie den Haken Zahlt per SEPA-Lastschrift und tragen Sie Kontoinhaber, IBAN, Mandatsreferenz und das Datum der Unterschrift ein. Basislastschrift gilt für alle Kunden, Firmenlastschrift nur für Firmen, die das mit ihrer Bank vereinbart haben.

Das unterschriebene Mandat bewahren Sie selbst auf.

Einziehen

Rechnungen von Kunden mit Mandat kündigen den Einzug an: Auf der Rechnung stehen Ihre Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz, das Konto des Kunden (gekürzt) und der Tag des Einzugs. Das ist die nötige Vorabinformation.

1. Öffnen Sie Offene Posten → Lastschrift. Dort stehen alle offenen Rechnungen mit Mandat.
2. Wählen Sie den Tag des Einzugs. Die Bank braucht die Datei mindestens einen Bankarbeitstag vorher; Wochenenden und Bankfeiertage sind gesperrt.
3. Klicken Sie auf Lastschrift-Datei für … Rechnungen. Tourentakt lädt eine Datei (pain.008, XML) herunter und bucht die Rechnungen als bezahlt.
4. Laden Sie die Datei in Ihr Online-Banking hoch („SEPA-Sammellastschrift“, „Datei hochladen“).

Erstellte Lastschriften stehen darunter; die Datei können Sie dort erneut herunterladen.

Rücklastschrift

Kommt ein Einzug zurück (Konto ohne Deckung, Widerspruch), erkennt das der Kontoabgleich und die Rechnung ist wieder offen. Ohne Kontoauszug klicken Sie bei der erstellten Lastschrift auf Rücklastschrift. Danach können Sie die Rechnung erneut einziehen oder mahnen. Die Gebühr Ihrer Bank steht im Hinweis; sie bleibt zunächst bei Ihnen.

Mahnungen

Unter Offene Posten → Mahnungen stehen alle Rechnungen, deren nächste Mahnstufe erreicht ist.

1. Nehmen Sie den Haken bei Kunden heraus, die Sie nicht mahnen wollen (etwa nach einem Anruf).
2. Mit per E-Mail senden geht die Mahnung an die Rechnungsadresse des Kunden.
3. Klicken Sie auf … Mahnungen erstellen. Unter Erstellte Mahnungen laden Sie jede als Brief (PDF) zum Ausdrucken.

Eine Mahngebühr kommt zum offenen Betrag dazu. Rechnungen, die per Lastschrift eingezogen werden, mahnt Tourentakt erst nach einer Rücklastschrift.

Mahnstufen einstellen

In der Verwaltung unter Mahnstufen legen Sie bis zu fünf Stufen fest, jede mit Bezeichnung, Frist in Tagen und Gebühr. Voreingestellt sind:

Dazu stellen Sie die neue Zahlungsfrist ein, die auf der Mahnung steht (voreingestellt 7 Tage). Fragen Sie bei Gebühren im Zweifel Ihren Steuerberater; bei Verbrauchern dürfen sie nur die tatsächlichen Kosten decken.

Gutschrift und Storno

Eine festgeschriebene Rechnung bleibt, wie sie ist. Korrigieren Sie sie mit einem eigenen Beleg, siehe Gutschrift und Storno.