Bestell-Eingang: Bestellungen aus WhatsApp, E-Mail, Sprachnachricht und Zettel

Viele Kunden bestellen nicht im Kundenportal, sondern schreiben eine WhatsApp, schicken eine E-Mail, sprechen eine Nachricht auf oder legen einen Zettel hin. Im Bestell-Eingang liest Tourentakt solche Nachrichten für Sie und macht daraus fertige Bestellungen. Sie prüfen nur noch und übernehmen.

So geht es

1. Öffnen Sie Bestell-Eingang.
2. Fügen Sie den Text der Nachricht ein, zum Beispiel aus WhatsApp oder aus der E-Mail. Den Namen des Absenders können Sie dazuschreiben, wenn er nicht im Text steht.
3. Tippen Sie auf Lesen lassen. Für ein Foto eines Zettels, ein PDF oder eine Sprachnachricht tippen Sie stattdessen auf Foto, PDF oder Sprachnachricht und wählen die Datei.
4. Nach wenigen Sekunden steht darunter ein Vorschlag je Kunde und Liefertag: welcher Kunde, welcher Tag, welche Mengen.
5. Prüfen Sie den Vorschlag. Geänderte Mengen sind farbig markiert, daneben steht, was sonst geliefert würde.
6. Tippen Sie auf Bestellung übernehmen.

Die Bestellung gilt dann genau wie eine Bestellung aus dem Kundenportal: Sie steht in den Liefertagen und kommt mit dem Liefertag auf die Tour.

Was Tourentakt versteht

• „Morgen bitte 80 Brötchen“: Die Menge gilt so. Andere Artikel bleiben wie sonst.
• „10 Brezn mehr“ oder „5 Brote weniger“: Tourentakt rechnet von der üblichen Menge aus, oder von einer schon geänderten Bestellung für diesen Tag.
• „Samstag geschlossen, bitte nichts liefern“: Der Tag wird abbestellt.
• „Semmeln“, „Weckle“ oder „Brezn“ werden Ihren Artikeln zugeordnet.
• Mehrere Tage oder mehrere Kunden in einer Nachricht ergeben mehrere Vorschläge.

Wenn etwas unklar ist

• Findet Tourentakt den Kunden nicht oder ist es sich nicht sicher, steht ein Hinweis am Vorschlag. Suchen Sie den richtigen Kunden im Feld Kunde aus.
• Teilen sich mehrere Kunden eine E-Mail-Adresse (Pflegeheim, Angehörige), ist der Kunde nie sicher: Tourentakt wählt nach dem Namen in der Nachricht und bittet um Prüfung (siehe same-address.md).
• Ist der Bestellschluss für den Tag vorbei, steht das am Vorschlag. Die Bestellung wird dann nicht übernommen, wie im Kundenportal auch. Ändern Sie den Liefertag oder sprechen Sie mit dem Kunden.
• Hat die Nachricht offene Fragen (zum Beispiel eine schlecht lesbare Menge), stehen sie als Rückfrage über den Vorschlägen.
• Passt etwas gar nicht, tippen Sie auf Verwerfen.

Die ursprüngliche Nachricht, das Foto oder die Sprachnachricht finden Sie jederzeit unter Nachricht im Vorschlag. Erledigte Nachrichten stehen unten unter Erledigt.

Bestellungen aus dem Webshop

Haben Sie einen Shop mit WooCommerce oder Shopify, kommen dessen Bestellungen ebenfalls hierher, mit dem Zeichen Shop, ganz ohne KI. Wie Sie den Shop verbinden und Shop-Bestellungen auf Wunsch direkt übernehmen lassen, steht unter Schnittstellen.

Direkt aus WhatsApp teilen

Auf einem Android-Handy geht es ohne Abtippen und ohne Kopieren:

1. Öffnen Sie Tourentakt einmal im Chrome-Browser des Handys und wählen Sie im Menü App installieren (oder Zum Startbildschirm hinzufügen).
2. Halten Sie in WhatsApp die Bestellung gedrückt, ob Text, Foto oder Sprachnachricht, und tippen Sie auf Teilen.
3. Wählen Sie Tourentakt.

Tourentakt öffnet den Bestell-Eingang und zeigt die geteilte Nachricht. Tippen Sie auf In den Bestell-Eingang, dann steht der Vorschlag nach wenigen Sekunden da; mit Verwerfen geht nichts an Tourentakt. Die Rückfrage schützt Sie: So kann keine fremde Internetseite unbemerkt Nachrichten in Ihren Eingang legen. Den Absender erkennt Tourentakt aus der WhatsApp-Nachricht.

Auf dem iPhone bietet WhatsApp das Teilen an Web-Apps nicht an. Kopieren Sie dort den Text und fügen Sie ihn im Bestell-Eingang ein.

Bestellungen per E-Mail automatisch

Statt Mails abzutippen, können Sie sie an Ihre eigene Eingangsadresse weiterleiten. Sie erscheinen dann von selbst im Bestell-Eingang, auch mit Fotos, PDFs und Sprachnachrichten im Anhang.

1. Öffnen Sie Bestell-Eingang und tippen Sie unter Bestellungen per E-Mail auf Eingangsadresse erzeugen.
2. Kopieren Sie die Adresse. Sie wird nur dieses eine Mal angezeigt.
3. Leiten Sie Bestell-Mails dorthin weiter, oder richten Sie in Ihrem Postfach eine Regel ein, die Mails mit „Bestellung“ im Betreff automatisch weiterleitet.

Bei einer weitergeleiteten Mail erkennt Tourentakt den ursprünglichen Absender. Hat der Kunde seine E-Mail-Adresse bei Ihnen hinterlegt, wird er sicher zugeordnet. Übernommen wird wie immer erst, wenn Sie bestätigen. Ließ sich eine Mail nicht lesen, steht sie trotzdem im Eingang, damit nichts verloren geht.

Ist die Adresse in falsche Hände geraten, tippen Sie auf Neue Adresse erzeugen. Die alte gilt dann sofort nicht mehr. Mit Abschalten nehmen Sie gar keine Mails mehr an.

Zum Schutz vor Werbe- und Massenmails nimmt die Eingangsadresse höchstens 300 Mails am Tag an. Das reicht auch für große Betriebe; weitere Mails weist sie bis zum nächsten Tag ab.

Sprachnachrichten

Sprachnachrichten werden zuerst in Text umgewandelt. Ist das auf Ihrem Server noch nicht eingerichtet, sagt Tourentakt Bescheid. Tippen Sie den Inhalt dann einfach ein, oder wenden Sie sich an uns.

Ein- und ausschalten

Zu Beginn ist der Bestell-Eingang ausgeschaltet, weil die Nachrichten Ihrer Kunden dafür an unseren KI-Anbieter Anthropic in den USA gehen (ohne Nutzung zum Training). Unter Verwaltung → Funktionen schalten Sie den Bestell-Eingang an oder aus. Bereits übernommene Bestellungen bleiben erhalten.

Vom Fahrer aufgenommen

Sagt ein Kunde dem Fahrer „morgen bitte mehr“ oder „gestern fehlte etwas“, nimmt der Fahrer das in der Fahrer-App auf. Es steht dann hier als „Vom Fahrer“ mit dem Namen des Fahrers und wird wie jede andere Nachricht geprüft und übernommen. Eine Fehlmenge kommt als Vorschlag zusätzlich zur üblichen Lieferung. Siehe Bestellung und Reklamation beim Kunden.