Einsatzplanung: Monteure, Plantafel und Störungen

Für Betriebe mit Monteuren im Außendienst (Klima, Heizung, PV, Brandschutz). Einschalten unter Verwaltung → Einsatzplanung. Die Service-Termine werden dabei mit eingeschaltet.

Monteure anlegen

1. Ansicht Einsatzplanung → Monteur anlegen.
2. Tragen Sie Name, Telefon, Fahrzeug, Personalnummer (für den Lohn-Export) und den Ort ein, an dem der Tag beginnt und endet (Betriebshof oder Wohnort).
3. Legen Sie Arbeitsbeginn, Feierabend und die Arbeitstage fest. Daraus ergibt sich die Sollzeit im Stundenzettel.
4. Haken Sie unter Qualifikation an, was der Monteur darf, zum Beispiel Kälteschein oder PV. Einsätze werden nur passenden Monteuren zugeteilt.
5. Unter Urlaub und Krankheit tragen Sie Abwesenheiten mit Grund und Zeitraum ein. An diesen Tagen bekommt der Monteur keine neuen Einsätze.

Plantafel

Die Plantafel zeigt eine Woche: je Monteur eine Zeile, je Tag eine Spalte. Mit den Pfeilen blättern Sie zur Vorwoche oder zur nächsten Woche.

• Nicht zugeteilt sammelt Einsätze, die noch keinen Monteur haben.
• Automatisch zuordnen verteilt alle offenen Einsätze. Dabei werden Qualifikation, Arbeitszeit, Urlaub und kurze Fahrwege berücksichtigt.
• In jeder Karte können Sie den Monteur auch von Hand wechseln.
• Tagesroute anzeigen zeigt die Reihenfolge des Tages mit Fahrzeiten. Ein roter Hinweis „Zeitfenster nicht zu halten“ bedeutet, dass ein Kundentermin nicht zu schaffen ist.

Mehrere Mitarbeiter in einem Einsatz

Manche Arbeiten machen zwei: ein großes Gerät, eine Arbeit auf dem Dach, ein Azubi, der mitlernt. Schalten Sie dafür in der Verwaltung die Option Besatzung und Übergabe ein. Für die meisten Betriebe ist sie nicht nötig und bleibt aus.

• In jeder Einsatzkarte der Plantafel wählen Sie unter + Helfer dazu weitere Mitarbeiter. Der eingeteilte Monteur fährt, die Helfer fahren bei ihm mit.
• Wer an dem Tag frei hat, im Urlaub ist oder im selben Zeitfenster schon eingeplant ist, steht nicht zur Wahl.
• In der Zeile des Helfers steht der Einsatz gestrichelt als „Helfer bei …“. Die automatische Zuordnung gibt ihm in diesem Zeitfenster keinen eigenen Einsatz.
• Mit dem kleinen Kreuz neben dem Namen nehmen Sie einen Helfer wieder heraus. Wechseln Sie den Monteur und wählen dafür einen Helfer, ist dieser danach kein Helfer mehr. Verschiebt sich der Termin auf einen anderen Tag, planen Sie die Besatzung neu.

Helfer sehen den Einsatz in ihrer App und im Kalender-Abo mit dem Hinweis, wer fährt. Jeder stempelt seine Arbeitszeit selbst. Auf dem Arbeitsbericht steht die ganze Besatzung, dazu die Arbeitszeit je Person; bei Störungen nach Aufwand zählt die Zeit aller.

Störung oder Notdienst einplanen

1. Suchen Sie unter Kunde mit Störung den Kunden über das Suchfeld (siehe Suchen).
2. Wählen Sie die betroffene Anlage und den Tag aus und beschreiben Sie kurz, was nicht geht.
3. Tourentakt zeigt die drei besten Plätze: welcher Monteur am wenigsten Umweg fährt und wann er da sein kann.
4. Ein Klick auf Einplanen übernimmt den Einsatz. Ist an dem Tag niemand mehr frei, wählen Sie einen anderen Tag.

Monteur-App

Monteure öffnen auf dem Handy die Fahrer-Adresse (/driver) und wählen bei „Wer bist du?“ ihren Namen. Danach sehen sie die Einsätze des Tages in der richtigen Reihenfolge. Fahren Sie auch Liefertouren, nutzen Ihre Fahrer dieselbe App; wer beides macht, schaltet oben zwischen Einsätze und Tour um (siehe Zeiterfassung für Fahrer).

• Mit Unterwegs, Kunde benachrichtigen bekommt der Kunde eine Nachricht, dass der Monteur kommt.
• Mit Einsatz öffnen sieht der Monteur Anlage, Notiz und Messwerte.
• Zum Abschluss trägt er ein Protokoll ein und tippt auf Erledigt. Ist der Kunde nicht da, tippt er auf Nicht angetroffen.

Wie Monteure ihre Zeiten stempeln, Material erfassen und den Arbeitsbericht unterschreiben lassen, steht unter Zeiterfassung.