Aushilfsfahrer und Ablagefoto

Fällt ein Fahrer aus, springt oft jemand ein, der die Tour nicht kennt: eine Aushilfe, ein Kollege aus der Backstube, ein Fahrer der Nachbarbäckerei. Mit diesen zwei Funktionen kommt die Ware trotzdem an die richtige Stelle.

Tour für heute an einen anderen Fahrer geben

1. Öffnen Sie Tourenplanung.
2. Tippen Sie in der Tour auf den Namen des Fahrers (unter dem Tournamen).
3. Tragen Sie den neuen Namen ein und tippen Sie auf Übernehmen.

Das gilt nur für heute. Ab dem nächsten Liefertag fährt die Tour wieder der Stammfahrer. Hat der neue Fahrer schon ein gekoppeltes Handy, sieht er die Tour sofort.

Tour an eine Aushilfe übergeben

Eine Aushilfe braucht kein Passwort und kein dauerhaft gekoppeltes Handy.

1. Öffnen Sie Tourenplanung und tippen Sie in der Tour auf Mehr und dann auf An Aushilfe übergeben.
2. Tragen Sie den Namen der Aushilfe ein. Lassen Sie den Haken bei Als Fahrer dieser Tour eintragen, wenn die Aushilfe die ganze Tour fährt.
3. Tippen Sie auf QR-Code erzeugen.
4. Die Aushilfe scannt den Code mit der Kamera ihres Handys. Ist sie nicht da, schicken Sie ihr den Link mit Per WhatsApp schicken oder auf anderem Weg.

Das Handy der Aushilfe zeigt danach nur diese eine Tour, mit Ladeliste, Hinweisen zu jedem Lieferort und den Ablagefotos. Sie kann nur die Stopps dieser Tour melden. Andere Touren, Rechnungen und den übrigen Kundenstamm sieht sie nicht.

Wie lange gilt der Zugang?

• Den Code kann die Aushilfe 12 Stunden lang einlösen, einmal. So können Sie ihn schon am Vorabend schicken.
• Das gekoppelte Handy gilt nur für den Liefertag, für den Sie den Code erzeugt haben. Sobald Sie den nächsten Liefertag starten, sieht es nichts mehr, spätestens nach 24 Stunden ist es ganz abgemeldet.
• Unter Verwaltung → Fahrer-Handys steht das Handy als „Aushilfe für Tour …“. Dort können Sie es auch vorher sperren.

Ablagefoto: zeigen, wo die Ware hingehört

Schriftliche Hinweise wie „Kiste links neben der Lieferantentür“ werden von neuen Fahrern leicht übersehen. Ein Foto vom Ablageort sieht jeder.

Foto im Büro hinterlegen: Öffnen Sie Kunden, wählen Sie den Kunden und tippen Sie unter Ablageort für neue Fahrer und Aushilfen auf Foto vom Ablageort hochladen. Darüber können Sie einen kurzen Hinweis eintragen. Das Foto gilt sofort, auch ohne „Speichern“.

Foto vom Fahrer: Macht der Fahrer beim Stopp ein Foto der abgestellten Ware, kann er es mit Als Ablagefoto für neue Fahrer speichern übernehmen. Ein neueres Foto ersetzt das alte.

Was der Fahrer sieht:

• War der Fahrer bei diesem Kunden noch nie, steht das Foto groß unter Nächster Stopp und oben im Stopp, mit dem Hinweis „Neu für Sie“. Das gilt für Aushilfen und neue Fahrer.
• Fahrer, die den Kunden kennen, finden das Foto im Stopp unter Foto vom Ablageort zum Aufklappen.
• Die Fotos der Tour liegen auf dem Handy und sind auch im Funkloch zu sehen, wenn die App die Tour einmal mit Netz geladen hat.

Ob ein Fahrer neu ist, erkennt Tourentakt an den Lieferscheinen: Hat er bei dem Kunden schon einmal geliefert, kennt er den Ort.

Zugangsfotos: wie der Fahrer hineinkommt

Neben dem Ablageort gibt es oft mehr zu wissen: welches Tor, wo der Schlüsselkasten hängt, wo die Alarmanlage ausgeschaltet wird, welche Klingel. Dafür hat jeder Kunde bis zu sechs Zugangsfotos mit je einer kurzen Beschriftung, zum Beispiel „Tor links, Code 4711“ oder „Schlüsselkasten rechts neben der Garage“.

Im Büro: Öffnen Sie Kunden, wählen Sie den Kunden und tippen Sie unter Zugang für Fahrer auf Zugangsfoto hinzufügen. Foto wählen, Beschriftung eintragen, Zugangsfoto speichern. Die Beschriftung ändern Sie direkt im Feld unter dem Foto, Entfernen nimmt ein Foto weg. Alles gilt sofort, auch ohne „Speichern“.

Vom Fahrer: Im Stopp steht unter Nachweis der Knopf Zugangsfoto hinzufügen. Der Fahrer fotografiert den Eingang, schreibt zwei, drei Worte dazu und speichert. Das geht auch im Funkloch; das Foto geht raus, sobald Netz da ist. Löschen kann nur das Büro.

Was der Fahrer sieht: Im Stopp unter den Hinweisen steht Zugang: 2 Fotos. Fahrer, die dort noch nie waren, sehen die Fotos gleich aufgeklappt, alle anderen tippen darauf.

Codes für Tore und Alarmanlagen stehen damit auf den Handys Ihrer Fahrer. Tragen Sie nur ein, was die Fahrer wirklich brauchen, und sperren Sie ein verlorenes Handy sofort unter Verwaltung → Fahrer-Handys.

Ein- und ausschalten

Beides lässt sich unter Verwaltung → Funktionen einzeln abschalten: Aushilfsfahrer und Ablagefoto (mit dem Ablagefoto schalten Sie auch die Zugangsfotos). Fotos und Einstellungen bleiben dabei erhalten.