Service-Termine: Fragen der Kunden, Aushang und vergebliche Anfahrt
Mit den Service-Terminen schlagen Sie Kunden Termine vor (Kaminkehrer, Wartung, Prüfung, Reinigung), die Kunden antworten per Link oder über den Zettel im Briefkasten. Diese Seite beschreibt drei Hilfen, die Anrufe und Leerfahrten sparen.
Häufige Fragen auf der Terminseite
Auf der Seite, die Ihr Kunde über den Link oder den QR-Code öffnet, stehen unter dem Termin:
- was der Kunde vorbereiten soll, zum Beispiel „Bitte den Ofen am Vortag nicht mehr anheizen“ beim Kehren oder „Die Heizung muss für die Messung laufen können“ bei der Abgasmessung,
- Häufige Fragen zum Aufklappen, etwa „Warum muss gekehrt werden?“, „Muss ich dabei sein?“ oder „Was bekomme ich nach der Feuerstättenschau?“.
Die Texte gibt es für Kaminkehrer-Arbeiten, PV-Reinigung und Feuerlöscher-Wartung. Darunter steht Ihre Telefonnummer für alles Weitere. Sie müssen dafür nichts einstellen.
Aushang fürs Treppenhaus
In einem Mehrparteienhaus vereinbaren Sie den Termin mit dem Eigentümer oder der Hausverwaltung, die Bewohner erfahren es über einen Aushang. Den druckt Tourentakt für Sie:
- Termine öffnen.
- Beim bestätigten Termin auf Aushang klicken.
- Drucken. Ein A4-Blatt mit Tag und Uhrzeit, der Arbeit, was vorzubereiten ist, und Ihrer Telefonnummer. Ist beim Kunden eine Hausverwaltung als Empfänger der Nachweise eingetragen, steht sie als zweiter Ansprechpartner darauf.
Der Aushang hat keinen Code: Bestätigen oder umbuchen kann nur Ihr Auftraggeber.
Vergebliche Anfahrt berechnen
Wer zum vereinbarten Termin wiederholt nicht da ist, kostet Sie eine Fahrt. Auf Wunsch kommt die vergebliche Anfahrt auf die Rechnung:
- Verwaltung öffnen, unter „Funktionen“ Vergebliche Anfahrt berechnen einschalten.
- Wählen, ab dem wievielten Mal berechnet wird (Kaminkehrer zum Beispiel ab dem 2. Mal), und den Preis je Anfahrt netto eintragen.
So läuft es dann:
- Klicken Sie bei einem Termin auf Nicht angetroffen, bekommt der Kunde wie bisher neue Vorschläge.
- Würde das nächste Nichtantreffen etwas kosten, steht auf seiner Terminseite ein Hinweis mit dem Betrag inklusive Mehrwertsteuer. So ist er vorher gewarnt und kann den Termin rechtzeitig ändern oder absagen.
- Beim Erledigt kommt ein Posten „Vergebliche Anfahrt (nicht angetroffen am …)“ auf die Einsatzrechnung, je berechneter Anfahrt einer.
Ausgeschaltet bleibt alles wie bisher: Sie sehen nur „2× nicht angetroffen“ am Termin.
Code vom Einwurfzettel
Auf jedem Einwurfzettel und Türanhänger steht ein QR-Code und ein Code wie ABCDE-FGH23. Mit dem QR-Code öffnet Ihr Kunde seine Terminseite direkt. Tippt er den Code lieber ab, öffnet er /t auf Ihrer Tourentakt-Adresse und gibt den Code zusammen mit seiner Postleitzahl ein. So kann niemand fremde Termine durch Ausprobieren von Codes finden.
Links in Mails und SMS tragen einen langen Code, den niemand abtippen muss und den sich niemand ausdenken kann. Zettel, die vor dieser Umstellung gedruckt wurden, gelten weiter, bis ihr Termin vorbei ist.
Achten Sie darauf, dass bei Ihren Kunden die Postleitzahl stimmt. Fehlt sie, klappt das Abtippen nicht; der QR-Code und der Link gehen trotzdem.