Anmelden, Zugänge und Fahrer-Handys

Diese Seite erklärt, wie Sie Ihren Betrieb registrieren, wie Sie und Ihre Kollegen sich anmelden und wie Fahrer und Monteure auf ihr Handy kommen.

Betrieb registrieren

Unter /register legen Sie Ihren Betrieb selbst an: Name, Ort, Branche, Ihre E-Mail-Adresse, ein Benutzername und ein Passwort. Stimmen Sie den AGB zu und lesen Sie die Datenschutzerklärung; beide sind dort verlinkt.

Danach bekommen Sie eine Mail mit einem Link. Öffnen Sie ihn, damit ist Ihre E-Mail-Adresse bestätigt und Sie können sich anmelden. Der Link gilt 48 Stunden und nur einmal. Keine Mail bekommen? Sehen Sie im Spam-Ordner nach oder tippen Sie auf Mail erneut senden. Wird eine Registrierung 7 Tage lang nicht bestätigt, löscht Tourentakt sie mit allen Angaben.

Mit der Registrierung beginnt die kostenlose Testphase von 3 Monaten, siehe Preise und Testphase. Ihr Betrieb startet mit Beispieldaten Ihrer Branche, die Sie nach und nach durch Ihre eigenen ersetzen.

Ein gutes Passwort

Das Passwort braucht mindestens 10 Zeichen. Sonderzeichen sind nicht nötig; länger ist besser. Gut merken lassen sich drei oder vier zufällige Wörter hintereinander. Tourentakt lehnt Passwörter ab, die leicht zu erraten sind (zum Beispiel „Passwort2026!“ oder „1234567890“) oder die Ihren Benutzernamen, Ihre E-Mail-Adresse oder den Namen Ihres Betriebs enthalten. Schon beim Tippen sehen Sie, ob es passt.

Außerdem prüft Tourentakt jedes neue Passwort gegen eine Liste von Passwörtern aus bekannten Datenlecks. Steht es dort, werden Angreifer es als Erstes ausprobieren, und Tourentakt bittet Sie um ein anderes. Ihr Passwort verlässt dabei nie unseren Server; abgefragt wird nur ein kurzer Ausschnitt einer verschlüsselten Form, aus dem sich nichts zurückrechnen lässt.

Wenn Tourentakt Ihren Betrieb für Sie einrichtet, bekommen Sie Benutzername und Passwort von uns.

Anmelden und abmelden

Melden Sie sich unter /login mit Benutzername oder E-Mail-Adresse und Passwort an. Groß- und Kleinschreibung ist dabei egal. Die Anmeldung bleibt bis zu 30 Tage bestehen, auch wenn Sie den Browser schließen. Arbeiten Sie 14 Tage lang nicht mit einem Gerät, müssen Sie sich dort neu anmelden.

Zum Abmelden öffnen Sie in der Betriebs-App unten im Menü links Konto und Darstellung, in Fahrer-App und Kundenportal das Personensymbol oben rechts, und wählen Abmelden. Auf einem gemeinsam genutzten Rechner sollten Sie sich immer abmelden. Beim Abmelden löscht Tourentakt auch die Daten Ihres Betriebs, die der Browser für die Arbeit ohne Netz aufbewahrt hat; nur Meldungen, die noch nicht gesendet sind, bleiben, bis sie ankommen.

Nach 10 falschen Passwörtern für denselben Zugang ist dieser Zugang 15 Minuten lang gesperrt, egal von welchem Gerät. In der Zeit können Sie das Passwort zurücksetzen.

Passwort vergessen

Tippen Sie auf der Anmeldeseite auf Passwort vergessen? und geben Sie Benutzername oder E-Mail-Adresse ein. Gibt es dazu einen Zugang mit bestätigter E-Mail-Adresse, bekommt diese Adresse einen Link. Über ihn vergeben Sie ein neues Passwort. Der Link gilt 60 Minuten und nur einmal; ein neuer Link ersetzt den alten.

Danach sind alle Geräte abgemeldet, auf denen Sie angemeldet waren, und Sie bekommen eine Mail, dass das Passwort geändert wurde. Eine noch offene Änderung Ihrer E-Mail-Adresse gilt dann nicht mehr. Prüfen Sie nach einem Zurücksetzen wegen eines Verdachts auch Ihre Passkeys unter Verwaltung → Passkeys und löschen Sie unbekannte. Haben Sie das nicht selbst getan, setzen Sie das Passwort sofort zurück und sagen dem Inhaber Bescheid.

Aus Sicherheitsgründen zeigt Tourentakt immer dieselbe Antwort, auch wenn es den Zugang nicht gibt. Gemeinsame Zugänge ohne E-Mail-Adresse (zum Beispiel ein Fahrer-Zugang mit Passwort) setzt der Inhaber oder Tourentakt zurück.

Mein Zugang

Unter Verwaltung → Mein Zugang ändern Sie Ihr Passwort (dafür brauchen Sie das bisherige) und Ihre E-Mail-Adresse. Eine neue Adresse gilt erst, wenn Sie den Link in der Mail an die neue Adresse öffnen; die bisherige Adresse bekommt einen Hinweis. Mit Auf allen anderen Geräten abmelden beenden Sie alle Anmeldungen außer der, an der Sie gerade sitzen, zum Beispiel wenn Sie sich an einem fremden Rechner nicht abgemeldet haben.

Hat Ihr Zugang noch keine E-Mail-Adresse, weil Tourentakt ihn für Sie angelegt hat, hinterlegen Sie hier eine. Erst dann können Sie ein vergessenes Passwort selbst zurücksetzen.

Zweiter Faktor

Mit einem zweiten Faktor reicht ein gestohlenes Passwort nicht mehr: Nach dem Passwort fragt Tourentakt einen 6-stelligen Code ab, den eine Authenticator-App auf Ihrem Handy alle 30 Sekunden neu anzeigt. Geeignet sind zum Beispiel Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password oder FreeOTP. Wir empfehlen den zweiten Faktor für alle Inhaber.

So schalten Sie ihn ein:

Öffnen Sie Verwaltung → Zweiter Faktor und tippen Sie auf Zweiten Faktor einrichten.
Geben Sie zur Bestätigung Ihr Passwort ein.
Scannen Sie den QR-Code mit der Authenticator-App. Geht das nicht, tippen Sie den Schlüssel darunter in der App von Hand ein.
Geben Sie den Code ein, den die App jetzt zeigt, und tippen Sie auf Einschalten.
Sie sehen zehn Wiederherstellungscodes. Drucken Sie sie aus oder schreiben Sie sie ab und bewahren Sie sie getrennt vom Handy auf. Sie sehen sie nur dieses eine Mal.

Ab jetzt melden Sie sich mit Passwort und Code an. Alle anderen Geräte sind beim Einschalten abgemeldet, und Sie bekommen eine Mail dazu.

Handy nicht zur Hand oder verloren? Tippen Sie bei der Anmeldung auf Wiederherstellungscode verwenden und geben Sie einen der Codes ein. Jeder gilt nur einmal; Tourentakt sagt Ihnen, wie viele noch übrig sind. Unter Neue Wiederherstellungscodes bekommen Sie zehn neue, die alten gelten dann nicht mehr. Haben Sie Handy und Codes verloren, rufen Sie Tourentakt an: Nach einem Rückruf beim Inhaber Ihres Betriebs schalten wir den zweiten Faktor ab, und Sie richten ihn neu ein.

Wer im Büro einen zweiten Faktor hat, sehen Sie unter Zugänge im Büro an der Marke zweiter Faktor. Ausschalten können Sie ihn nur mit Passwort und Code. Ebenso fragt Tourentakt den Code aus der bisherigen App (oder einen Wiederherstellungscode) ab, wenn Sie ein neues Handy einrichten oder einen Passkey anlegen: Wer nur Ihr Passwort kennt und an einem offenen Rechner sitzt, kann den zweiten Faktor so weder austauschen noch umgehen. Programme, die sich nur mit Name und Passwort anmelden, gehen mit zweitem Faktor nicht mehr; nutzen Sie für Fahrer-Handys den QR-Code.

Passkeys

Mit einem Passkey melden Sie sich ganz ohne Passwort an: per Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder der PIN Ihres Rechners oder Handys. Ein Passkey lässt sich nicht abtippen, nicht erraten und nicht auf einer nachgemachten Seite eingeben; er ist sicherer als Passwort und Code zusammen.

Öffnen Sie Verwaltung → Passkeys und tippen Sie auf Passkey anlegen.
Geben Sie Ihr Passwort ein, bei eingeschaltetem zweitem Faktor auch den Code aus der App, und wenn Sie mögen einen Namen für das Gerät (zum Beispiel „Laptop im Büro“).
Bestätigen Sie am Gerät mit Fingerabdruck, Gesicht oder PIN.

Danach tippen Sie auf der Anmeldeseite auf Passkey benutzen. Ein Passkey gilt für das Gerät oder den Passwort-Speicher, in dem er liegt (bei Apple und Google auch auf Ihren anderen Geräten). Verlieren Sie ein Gerät, löschen Sie seinen Passkey unter Verwaltung → Passkeys; Ihr Passwort gilt weiter. Für jeden neuen Passkey bekommen Sie eine Mail.

Kollegen im Büro einladen

Jede Person im Büro bekommt am besten einen eigenen Zugang statt eines gemeinsamen Passworts. So sehen Sie, wer sich wann angemeldet hat, und sperren einen Zugang, wenn jemand den Betrieb verlässt, ohne dass alle anderen ein neues Passwort brauchen.

Öffnen Sie Verwaltung → Zugänge im Büro.
Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Kollegen ein. Soll er selbst Kollegen einladen und sperren dürfen, setzen Sie den Haken darf Zugänge verwalten.
Tippen Sie auf Einladen. Der Kollege bekommt eine Mail mit einem Link, der 7 Tage gilt.
Über den Link wählt er seinen Benutzernamen und sein Passwort und ist gleich angemeldet.

Offene Einladungen stehen unter der Liste; mit Zurückziehen gilt der Link nicht mehr. Mit Sperren neben einem Zugang ist dieser sofort auf allen Geräten abgemeldet, und Einladungen, die dieser Zugang verschickt hat und die noch offen sind, gelten nicht mehr. Ihren eigenen Zugang und den letzten Zugang, der Zugänge verwalten darf, können Sie nicht sperren.

Unter Letzte Anmeldungen und Änderungen sehen Sie, wer sich wann angemeldet hat, fehlgeschlagene Anmeldungen, Passwortänderungen, Einladungen und Sperren.

Fahrer und Monteure einladen

Ihre Fahrer und Monteure können ebenfalls einen eigenen Zugang bekommen. Wer sich damit anmeldet, ist in der Fahrer-App sofort er selbst: Er sieht nur seine eigenen Touren (auch solche, auf denen er mitfährt oder die er unterwegs übernimmt), seine Einsätze und seine Stunden. Es gibt keine Auswahl „Wer fährt?“ und kein „Wechseln“, und die Touren und Kunden der Kollegen kommen gar nicht erst auf sein Handy.

Legen Sie die Person unter Mitarbeiter an, falls noch nicht geschehen.
Öffnen Sie Verwaltung → Zugänge im Büro und wählen Sie unter Fahrer oder Monteur einladen den Mitarbeiter aus. Tippen Sie dazu einfach die ersten Buchstaben des Namens.
Tragen Sie seine E-Mail-Adresse ein und tippen Sie auf Einladen.
Über den Link in der Mail wählt er Benutzernamen und Passwort und landet gleich in der Fahrer-App.

Je Mitarbeiter gibt es einen eigenen Zugang. In der Liste der Zugänge steht er als „Fahrer-App: Name“; mit Sperren ist er sofort auf allen Geräten abgemeldet. Mitarbeiter von Partnerfirmen bekommen weiter ein gekoppeltes Handy (siehe subcontractors.md). Teilen sich Ihre Fahrer ein Handy, nutzen Sie weiter den gemeinsamen Fahrer-Zugang; dort wählt jeder vor der Fahrt aus, wer fährt.

Hilfe durch Tourentakt

Brauchen Sie Hilfe, kann sich Tourentakt auf Ihren Wunsch bei Ihnen anmelden und zum Beispiel eine Einstellung zusammen mit Ihnen prüfen. Das geht in jedem Bereich, den Sie oder Ihre Leute benutzen:

als Ihr Betrieb (Betriebs-App, wie das Büro),
in der Fahrer-App, so wie das Handy eines bestimmten Mitarbeiters oder der gemeinsame Fahrer-Zugang es zeigt,
im Kundenportal eines bestimmten Kunden, so wie dieser Kunde es sieht.

Das geht höchstens eine Stunde lang. Solange ist das Tourentakt-Logo oben bernsteinfarben statt blau. In der Betriebs-App steht dazu oben ein blauer Hinweis „Tourentakt ist zur Hilfe als Ihr Betrieb angemeldet“. Fahrer-App und Kundenportal sehen dagegen genau so aus wie für die Person selbst; dort zeigt ein blauer Punkt am Personensymbol oben rechts die Vertretung, und im Menü dahinter steht Vertretung beenden. Damit beenden Sie oder Tourentakt die Vertretung sofort. In dieser Zeit kann Tourentakt keine Zugänge einladen, sperren oder Passwörter ändern. Jede solche Anmeldung steht mit dem Bereich und der Person unter Letzte Anmeldungen und Änderungen.

Fahrer-Handys koppeln

Fahrer brauchen kein Passwort. Sie koppeln ihr Handy einmal per QR-Code:

Öffnen Sie Verwaltung → Fahrer-Handys.
Tragen Sie den Namen des Fahrers ein und tippen Sie auf QR-Code erzeugen.
Der Fahrer scannt den Code:
- mit der Tourentakt-App über QR-Code scannen, oder
- mit der Kamera-App des Handys. Dann öffnet sich die Fahrer-App im Browser.
Das Handy ist angemeldet und zeigt die Fahrer-App.

Der Code gilt 10 Minuten und nur für ein Handy. Für das nächste Handy erzeugen Sie einen neuen Code.

Geht die Kamera nicht, schicken Sie dem Fahrer den Link, der unter dem QR-Code steht, zum Beispiel per Messenger. In der Tourentakt-App fügt er ihn unter Kopplungs-Link einfügen ein.

Wichtig: Öffnen Sie die Verwaltung unter der Adresse, unter der auch die Handys Tourentakt erreichen. Der QR-Code enthält diese Adresse.

Persönliches Handy

Hat ein Mitarbeiter sein eigenes Diensthandy, wählen Sie neben dem Namen unter Persönliches Handy von den Mitarbeiter aus, bevor Sie den QR-Code erzeugen. Das Handy gehört dann fest zu ihm:

Die App öffnet sich gleich mit seinem Namen, ohne „Wer bist du?“.
Er sieht nur seine eigenen Stunden, nicht die der Kollegen.
Er stempelt nur für sich selbst.
Wohnorte der Kollegen (wenn ihr Tag zu Hause beginnt) stehen nicht auf seinem Handy.

Teilen sich mehrere Fahrer ein Handy, lassen Sie geteiltes Handy stehen.

Personalnummern stehen auf keinem Fahrer-Handy, egal ob geteilt oder persönlich.

Handy sperren

Wird ein Handy verloren oder verlässt ein Fahrer den Betrieb, tippen Sie in Verwaltung → Fahrer-Handys neben dem Handy auf Sperren. Das Handy kommt sofort nicht mehr an Ihre Daten, auch eine noch offene Verbindung endet sofort. Meldungen, die schon angekommen sind, bleiben erhalten. Soll der Fahrer wieder dabei sein, koppeln Sie das Handy neu.

Was Fahrer und Kunden sehen

Fahrer sehen nur die Fahrer-App mit den Touren des Tages und den Kunden darauf. Sie können Stopps melden, aber nichts planen oder löschen. Mit eigenem Zugang oder persönlichem Handy sehen sie nur ihre eigenen Touren, Einsätze und Stunden.
Kunden im Kundenportal sehen mit ihrem persönlichen Link nur sich selbst: ihre Lieferung, Bestellungen, Lieferscheine und ihr Leergut (siehe customer-portal.md).
Sie als Betrieb sehen alles von Ihrem Betrieb und nie die Daten anderer Betriebe.

Jeder Zugang öffnet nur seinen eigenen Bereich. Wer mit dem Zugang des Büros die Adresse der Fahrer-App oder des Kundenportals aufruft, landet in der Betriebs-App, und umgekehrt. Die Auswahl „Sicht“, mit der man zwischen den Bereichen wechselt, gibt es nur in unseren Vorführbetrieben.

Module: verfügbar und gebucht

In der Verwaltung sehen Sie alle Module. Schalten können Sie nur die Module, die Ihr Paket enthält. Bei den übrigen steht „Nicht gebucht“. Wenn Sie ein weiteres Modul brauchen, schaltet Tourentakt es auf Ihren Wunsch frei. Ihr Paket und der Preis stehen in der Karte Ihr Paket.

Schalten Sie ein Modul aus, verschwindet sein Bereich aus der Navigation, und auch Handys und angebundene Programme können seine Funktionen nicht mehr nutzen. Ihre Daten bleiben erhalten: Schalten Sie das Modul wieder ein, ist alles wie vorher da. Manche Module bauen aufeinander auf. Die Einsatzplanung und die F-Gase brauchen zum Beispiel die Service-Termine, die E-Rechnung braucht die Monatsrechnung. Ist das Grundmodul aus, ist auch das aufbauende Modul aus.

Schutz vor Durchprobieren

Wer Passwörter oder Codes errät, wird gebremst:

Nach 10 falschen Passwörtern für denselben Zugang ist dieser Zugang 15 Minuten gesperrt (siehe oben).
An dieselbe E-Mail-Adresse schickt Tourentakt höchstens 5 Mails zum Zugang in der Stunde (Bestätigung, Passwort, Einladung), damit niemand ein fremdes Postfach flutet.
Nach 20 falschen Passwörtern oder Codes von einem Anschluss in 10 Minuten nimmt Tourentakt von diesem Anschluss für 10 Minuten keine Anfragen mehr an. Das gilt für die Anmeldung, die Terminseite, den Kalender-Link, die Geräteseite hinter dem QR-Aufkleber und den QR-Code zum Koppeln. Teilen sich viele Mitarbeiter einen Internetanschluss und vertippt sich jemand sehr oft, warten Sie die 10 Minuten ab.
Links in Mails und SMS an Ihre Kunden (Terminseite, Kundenkonto, Verwalter-Zugang) tragen lange Codes, die sich nicht erraten lassen. Auf dem Einwurfzettel steht nur der kurze Anfang zum Abtippen; der gilt nur zusammen mit der Postleitzahl des Kunden.
Probieren sehr viele Anschlüsse zugleich falsche Codes, gilt für jeden Anschluss eine strengere Grenze, und Tourentakt bekommt eine Warnung.
Vor der Registrierung und vor „Passwort vergessen“ löst Ihr Browser im Hintergrund eine kleine Rechenaufgabe. Sie merken davon nichts; wer tausendfach Anfragen schicken will, muss dafür tausendfach rechnen. Ein Bilderrätsel oder ein fremder Dienst ist dafür nicht nötig.
Ihre Kunden können auf der Terminseite höchstens dreimal am Tag einen Bestätigungscode für „Zugang merken“ anfordern. Jede Anforderung schickt dem Kunden eine SMS oder E-Mail; mehr wären lästig und könnten Kosten verursachen. Ab der vierten Anforderung sieht der Kunde den Hinweis, es am nächsten Tag erneut zu versuchen oder Sie anzurufen.
Sprachnachrichten an Tourentakt (Knopf Feedback) nimmt Tourentakt bis zu 200 am Tag je Betrieb an. Danach schreiben Sie Ihre Nachricht bitte als Text; sie kommt genauso an.
Die KI (KI-Import, Bestell-Eingang, Teilen, Mails) nutzt Tourentakt bis zu 200-mal am Tag je Betrieb. Danach sehen Sie einen Hinweis und tragen bis zum nächsten Tag von Hand ein.
Fotos (Ablagefoto, Fotos im Service-Einsatz) nimmt Tourentakt bis zu 2.000 am Tag je Betrieb an. Darüber hinaus behält das Handy die Meldung und schickt sie später.
Adresssuche und Karten nimmt Tourentakt je Zugang bis zu 600-mal in 10 Minuten an. Bei normaler Arbeit merken Sie davon nichts.
Ein Link zur Anmeldeseite führt nach der Anmeldung immer in Tourentakt weiter, nie auf eine fremde Seite. So kann niemand einen Link verschicken, der nach Ihrer Anmeldung auf eine nachgemachte Seite springt.

Beispieldaten zurücksetzen

In unseren Vorführbetrieben setzt Zurücksetzen unten im Menü links alles auf die Beispieldaten zurück. In Ihrem Betrieb gibt es diesen Knopf nicht, damit Ihre Daten nicht versehentlich verloren gehen.