Kunden: Liste, Karte, Adresse und Lieferpunkt
Unter Kunden legen Sie Ihre Kunden an, finden sie wieder und bestimmen, wohin genau der Fahrer liefert.
Kunden finden
Oben in der Ansicht Kunden sehen Sie alle Kunden auf der Karte. Ein Klick auf einen Punkt öffnet den Kunden. Die Farbe des Punkts zeigt die Stammtour, gelb heißt: Die Lage ist nur geschätzt und sollte geprüft werden.
Darunter steht die Liste. Tippen Sie ins Suchfeld, was Sie wissen: Name, Straße, Ort, Ansprechpartner, Tour oder Kundennummer. Tippfehler und Umlaute sind egal, mehr dazu unter Suchen. Bei vielen Kunden zeigt die Liste 50 auf einmal, „Weitere anzeigen“ lädt nach.
Adresse eintragen
Im Kunden tippen Sie die Adresse ins Feld Adresse suchen, z. B. „Hauptstr 2 Heinersreuth“. Die Vorschläge kommen aus dem Adressverzeichnis und aus OpenStreetMap (markiert mit „OpenStreetMap“). Ein Klick übernimmt Straße, PLZ, Ort und die Lage auf der Karte.
Findet die Suche die Adresse nicht, tragen Sie sie in die Felder darunter ein und setzen den Punkt auf der Karte von Hand.
Telefon, E-Mail und Postleitzahl
Tourentakt prüft die Kontaktdaten, bevor es speichert:
- E-Mail: braucht ein @ und eine Domain wie „baeckerei.de“. Sie wird klein geschrieben gespeichert, „Info@Baeckerei.DE“ wird zu „info@baeckerei.de“.
- Telefon: Ziffern mit den üblichen Zeichen, z. B. „0921 1234-56“, „+49 921 123456“ oder „(0921) 12 34 56“. Hinweise wie „nur vormittags“ gehören in die Lieferhinweise, nicht ins Telefonfeld.
- Postleitzahl: fünf Ziffern in Deutschland.
- Leerzeichen am Anfang und am Ende fallen weg.
Die Leiste mit Speichern bleibt beim Blättern unten im Bild. Haben Sie etwas geändert und noch nicht gespeichert, steht dort „Nicht gespeicherte Änderungen“. Stimmt etwas nicht, steht der Hinweis neben Speichern, und der Knopf bleibt grau, bis es passt. Leere Felder sind erlaubt.
Wie Sie eine ganze Kundenliste aus Excel einfügen, mit Musterdatei und Prüfung auf der Karte, steht unter Von Excel und Papier zu Tourentakt.
Beim Import aus einer Kundenliste ergänzt Tourentakt die führende Null, die Tabellenprogramme gern abschneiden („1067“ wird „01067“). Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, die nicht passt, lässt der Import weg und nennt sie in der Vorschau unter „nicht übernommen, bitte prüfen“. Der Kunde selbst kommt trotzdem an; tragen Sie die Angabe danach im Kunden richtig ein.
Die Stammtour schreiben Sie in der Kundenliste mit ihrem Namen, so wie sie in Tourentakt heißt (zum Beispiel „Tour Nord“); Groß- und Kleinschreibung ist egal. Auch die Ausgabe als Liste nennt die Stammtour mit Namen, so lässt sie sich bearbeiten und wieder einlesen.
Lieferpunkt setzen
Der orange Pin ist der Ort, an den der Fahrer liefert. Oft ist das nicht die Haustür: Hintereingang, Ladehof, Box am Tor.
- Pin ziehen oder in die Karte klicken setzt den Lieferpunkt.
- Mit dem Mausrad oder den Knöpfen + und – zoomen Sie, mit gedrückter Maus verschieben Sie die Karte.
- Nach dem Setzen zeigt Tourentakt die Adresse an dieser Stelle, z. B. „An dieser Stelle: Hauptstraße 2, 95500 Heinersreuth (40 m entfernt)“. Mit Adresse übernehmen wird sie eingetragen. Der Pin bleibt, wo Sie ihn hingesetzt haben.
- Speichern nicht vergessen.
Der Lieferpunkt bestimmt die Fahrzeiten und die Navigation in der Fahrer-App.
Wenn die Karte einfacher aussieht
Ohne Internet oder wenn der Kartendienst gerade nicht antwortet, zeigt Tourentakt eine einfache Straßenkarte des Liefergebiets. Alles funktioniert weiter: Klick setzt den Lieferpunkt, ein Klick auf einen Kunden öffnet ihn. Zoomen geht dann nicht.
Kundennummer
Im Kunden steht ein Feld Kundennummer, etwa die Nummer aus Ihrer bisherigen Warenwirtschaft oder das Debitorenkonto aus DATEV. Die Suche findet Kunden darüber, der Import erkennt doppelte Kunden daran, und der DATEV-Export Ihrer Rechnungen bucht auf diese Nummer, wenn sie eine Kontonummer ist (nur Ziffern, zum Beispiel 10010). Festbestellungen je Wochentag und Leergutstände übernehmen Sie mit Aus Warenwirtschaft, siehe Umstieg aus Ihrer Warenwirtschaft.
Immer zuerst oder zuletzt beliefern
Unter Lage in der Tour wählen Sie, ob ein Kunde immer zuerst oder immer zuletzt in seiner Tour steht. Beim Optimieren bleibt er dann am Anfang oder am Ende. Mehr dazu in Übersicht und Tourenplanung.