Der Standardweg: vom neuen Betrieb bis zur gefahrenen Tour

Diese Seite führt Sie einmal ganz durch: Standort (Backstube oder Lager) festlegen, Artikel anlegen, Kunden mit ihrer Bestellung einer Tour zuordnen, den Liefertag planen und die Tour fahren. Jeder Schritt braucht nur, was davor angelegt ist. Rechnen Sie für den ersten Durchgang mit etwa 20 Minuten.

Gut zu wissen: Nach der Registrierung steht auf der Übersicht die Checkliste Einrichten: in sechs Schritten zur ersten Tour. Sie zeigt, was erledigt ist, und Jetzt bringt Sie zum nächsten Schritt. Sind alle sechs Schritte erledigt, verschwindet sie. Mit Ausblenden blenden Sie sie auf diesem Gerät früher aus.

So kommen die Artikel in die Tour

Bevor es losgeht, das Prinzip in einem Satz: Der Kunde hängt an einer Stammtour, und seine Stammbestellung sagt, was er bekommt. Beim Start eines Liefertags holt Tourentakt jede Stammtour mit ihren Kunden in den Tagesplan, und jeder Stopp bekommt die Mengen des Kunden für diesen Tag. Diese Mengen ergeben sich in dieser Reihenfolge:

1. Stammbestellung beim Kunden: was er an jedem Liefertag bekommt.
2. Mengen je Wochentag unter Liefertage, wenn es samstags mehr oder montags weniger sein soll.
3. Bestellung für einen bestimmten Tag: aus dem Kundenportal, aus dem Bestell-Eingang (E-Mail, WhatsApp), aus der Bestell-Tabelle oder unter Liefertage von Ihnen eingetragen. Sie gilt statt der Stammbestellung an diesem Tag.

Artikel legen Sie also nie direkt in eine Tour, sondern beim Kunden. Für eine Zusatzladung, die ohne Kunden mitfährt (Reserve, Probierware), gibt es an der Stammtour die Ladung (Ladung einer Tour).

1. Beispieldaten entfernen

Ein neuer Betrieb startet mit den Beispieldaten einer Bäckerei, damit Sie sich alles ansehen können. Wenn Sie mit Ihren eigenen Daten beginnen möchten:

1. Öffnen Sie die Übersicht.
2. Klicken Sie in der Checkliste auf Mit eigenen Daten starten und bestätigen Sie mit Beispieldaten entfernen.

Danach sind Beispielkunden, -artikel, -touren, -fahrer und -lieferscheine weg, ebenso die Anschrift der Beispiel-Bäckerei. Ihre Einstellungen, Kundenarten mit Liefertagen, Feiertage und eingeschalteten Funktionen bleiben. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Haben Sie schon Rechnungen festgeschrieben, geht es nicht mehr.

2. Standort festlegen (Backstube, Lager, Betriebshof)

Hier beginnen und enden alle Touren.

1. Jetzt in der Checkliste bringt Sie in die Verwaltung direkt zu Standort für die Touren.
2. Tippen Sie die Adresse ein, zum Beispiel „Hauptstraße 5 Bindlach“, und klicken Sie den Treffer an.
3. Ist die Anschrift des Betriebs noch leer, übernimmt Tourentakt Straße, PLZ und Ort gleich mit. Sie steht auf Lieferschein und Rechnung. Liegt Ihr Lager woanders als der Firmensitz, ändern Sie die Anschrift darüber einfach; der Standort bleibt.
4. Tragen Sie darüber noch Telefon und E-Mail ein.

Mehr dazu: Ihr Betrieb.

Bestand führen? Kaufen Sie Ware zu und lagern sie (zum Beispiel Getränke), schalten Sie unter Verwaltung → Funktionen Bestand und Lieferanten ein. Dann zählt Tourentakt den Lagerbestand mit, siehe Bestand und Lieferanten. Für Ware, die Sie selbst backen oder herstellen, brauchen Sie das nicht.

3. Artikel anlegen

1. Öffnen Sie Artikel und klicken Sie auf Neuer Artikel.
2. Tragen Sie Name, Einheit, Preis netto je Einheit und Umsatzsteuer ein.
3. Einheiten je Kiste: Wie viele passen in eine Kiste? Daraus rechnet Tourentakt, wie voll das Fahrzeug wird.
4. Anlegen.

Viele Artikel holen Sie mit Aus Warenwirtschaft auf einmal aus einer Excel-Liste. Mehr dazu: Artikel.

4. Stammtour anlegen

1. Öffnen Sie Stammtouren und klicken Sie auf Neue Tour.
2. Tragen Sie Name (zum Beispiel „Tour Ost“), Fahrer, Fahrzeug (Kennzeichen), Platz im Fahrzeug (Kisten) und Abfahrt ein.
3. Anlegen.

Den Fahrer dürfen Sie hier schon mit Namen eintragen, auch wenn er noch nicht unter Mitarbeiter steht. Mehr dazu: Stammtouren.

5. Kunden mit Stammtour und Stammbestellung

1. Öffnen Sie Kunden und klicken Sie auf Neuer Kunde.
2. Name eintragen, bei Stammtour die eben angelegte Tour wählen.
3. Unter Adresse suchen und den Treffer anklicken. Ein Punkt auf der Karte zeigt den Lieferort; ziehen Sie ihn, wenn die Ware an den Hintereingang soll.
4. Lieferfenster prüfen: Bis wann muss die Ware da sein?
5. Unten unter Stammbestellung pro Liefertag den Artikel suchen, anklicken und die Menge eintragen.
6. Anlegen.

Viele Kunden übernehmen Sie mit Importieren aus Excel (Von Excel und Papier zu Tourentakt). Die Stammtour vieler Kunden auf einmal setzen Sie in der Kundenkarte. Mehr dazu: Kunden.

6. Fahrer anlegen und einladen

1. Öffnen Sie Mitarbeiter und klicken Sie auf Fahrer der Touren anlegen. Alle Fahrer Ihrer Stammtouren stehen danach als Mitarbeiter da.
2. In der Verwaltung unter Mitarbeiter einladen wählen Sie den Fahrer und tragen seine E-Mail-Adresse ein. Oder Sie koppeln sein Handy per QR-Code.

Mehr dazu: Fahrer und Monteure einladen.

7. Liefertag starten und planen

1. Öffnen Sie die Tourenplanung und klicken Sie auf Nächster Liefertag.
2. Wählen Sie den Tag. Sie sehen vorher, welche Touren mit wie vielen Stopps und Kisten kommen, und darunter die Backliste.
3. Liefertag starten. Jede Stammtour steht jetzt mit ihren Kunden und Mengen im Tagesplan.
4. Prüfen Sie die Reihenfolge. Optimieren sucht die kürzeste. Stopps ziehen Sie am Griff an einen anderen Platz oder auf eine andere Tour.
5. Unter Mehr an der Tour finden Sie die Ladeliste zum Packen.

Mehr dazu: Übersicht und Tourenplanung.

8. Tour fahren

1. Der Fahrer öffnet die Fahrer-App auf dem Handy und sieht nur seine Tour.
2. Tour starten, dann Stopp für Stopp: Navigation starten, Mengen prüfen, Unterschrift oder Foto, Erledigt.
3. In der Übersicht sehen Sie den Fortschritt jeder Tour. Jeder erledigte Stopp wird ein Lieferschein und landet am Monatsende in der Rechnung.

Mehr dazu: Ein Tag des Fahrers.

Am nächsten Tag

Sie müssen nichts neu anlegen. Nächster Liefertag holt die Stammtouren wieder mit allen Kunden, die an diesem Wochentag beliefert werden. Ändern Sie nur, was anders ist: eine Bestellung, einen neuen Kunden (Stammtour wählen, fertig) oder einen anderen Fahrer.