Von Excel und Papier zu Tourentakt
Die meisten Betriebe planen ihre Touren heute mit einer Excel-Liste, einem Ordner voller Lieferzettel oder im Kopf des Fahrers. Diese Seite zeigt, wie Sie Ihre Kunden an einem Vormittag nach Tourentakt bringen, ohne etwas abzutippen.
Was Sie brauchen
Eine Liste Ihrer Kunden, in welcher Form auch immer:
- Excel-Liste: am schnellsten. Es reicht, wenn Name und Straße drinstehen.
- Ausdruck, PDF oder Foto der Kundenliste oder der Lieferzettel: das liest die KI für Sie (wenn der KI-Import eingeschaltet ist, siehe Kunden).
- Gar keine Liste: Laden Sie die Musterdatei herunter (siehe unten), tragen Sie Ihre Kunden dort ein und legen Sie sie dann ab.
Weg 1: Aus Excel kopieren und einfügen
- Öffnen Sie Kunden und klicken Sie auf Importieren.
- Markieren Sie in Excel die Zeilen mit Ihren Kunden, mit oder ohne Überschriften, und kopieren Sie sie (Strg+C).
- Klicken Sie im Fenster in das Feld Aus Excel einfügen und fügen Sie ein (Strg+V).
- Unter Spalten zuordnen sehen Sie, was Tourentakt in jeder Spalte erkannt hat: Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Lieferzeit, Liefertage, Telefon, E-Mail und mehr. Stimmt etwas nicht, wählen Sie die richtige Bedeutung aus. Zahlen-Spalten können Sie einem Artikel zuordnen, dann werden sie zur Stammbestellung („Menge je Lieferung“).
- Haben Sie die Überschriften mitkopiert und Tourentakt sie nicht erkannt, setzen Sie den Haken bei Erste Zeile ist eine Überschrift.
- Prüfen Sie die Kunden auf der Karte (siehe unten) und klicken Sie auf … Kunden importieren.
Tourentakt erkennt dabei auch Listen ohne Überschrift: Eine Spalte mit fünfstelligen Zahlen ist die PLZ, „05:30“ die Lieferzeit, „Mo-Sa“ die Liefertage, eine Spalte mit @ die E-Mail. Straße und Hausnummer dürfen in einer Spalte stehen oder in zwei, PLZ und Ort ebenso („95463 Bindlach“).
Weg 2: Datei ablegen
Haben Sie die Liste als Datei (Excel, CSV, PDF, Foto), ziehen Sie sie auf die Seite Kunden oder in das Feld im Import-Fenster. Klare Excel- und CSV-Listen liest Tourentakt sofort; alles andere liest die KI und zeigt Ihnen, was sie unsicher fand.
Auf der Karte prüfen
Unter den Spalten zeigt eine Karte alle neuen Kunden:
- Grün: Adresse gefunden.
- Orange: nur ungefähr (Hausnummer unbekannt) oder gar nicht gefunden.
Bei jedem orangen Kunden steht in der Liste Auf der Karte setzen. Klicken Sie darauf und dann in die Karte an die richtige Stelle (zum Beispiel die Einfahrt). Der Kunde wird grün. Das geht auch später noch im Kunden selbst, siehe Lieferpunkt setzen.
Musterdatei
Im Import-Fenster gibt es zwei Musterdateien zum Herunterladen. Beide öffnen sich in Excel.
- Musterdatei einfach: Name, Straße, PLZ, Ort, Telefon und Hinweise. Für den schnellen Start.
- Musterdatei erweitert: zusätzlich Kundenart, Lieferzeit von und bis, Liefertage, Ansprechpartner, E-Mail, Stammtour und die ersten Artikel Ihres Betriebs als Mengen-Spalten.
Spalten mit (Pflicht) müssen gefüllt sein: Ohne Namen kommt kein Kunde an, ohne Straße kein Punkt auf der Karte. Alle anderen Spalten dürfen leer bleiben; dann gelten die Vorgaben der Kundenart (Liefertage, Standzeit) und das Lieferfenster 05:00 bis 07:00 Uhr. Die zwei Beispielzeilen („Muster-Café Sonnenschein“, „Muster-Kita Regenbogen“) dürfen Sie stehen lassen: Tourentakt übernimmt sie nie.
So schreiben Sie die Spalten:
| Spalte | Beispiel | Hinweis | |
|---|---|---|---|
| Liefertage | Mo-Sa, Mo Mi Fr, Montag bis Freitag, täglich | leer: Liefertage der Kundenart | |
| Von, Bis | 05:30, 6.30 | Lieferfenster | |
| Hinweise | `Lieferung über den Hof \ | Schlüssel im Kasten` | mehrere Hinweise mit senkrechtem Strich trennen |
| Tour | Tour Nord oder nur Nord | Name der Stammtour, wie in Tourentakt | |
| Artikel | 120 | Menge je Lieferung (Stammbestellung) |
Nach dem Import
- Kundenkarte: Kunden auf der Karte zu Gruppen zusammenfassen und daraus Touren machen, siehe Kundenkarte.
- Tourenplanung: Reihenfolge optimieren lassen und mit der gewohnten Reihenfolge des Fahrers vergleichen, siehe Übersicht und Tourenplanung.
- Fahrer einladen: Die Fahrer bekommen ihre Tour aufs Handy, siehe Anmelden.
Ihre Excel-Liste brauchen Sie danach nicht mehr. Wenn Sie doch eine Liste wollen: CSV exportieren auf der Seite Kunden gibt alle Kunden im selben Aufbau wie die Musterdatei aus, Sie können sie bearbeiten und wieder einlesen.
Kommen Sie aus einer Warenwirtschaft oder haben Sie Ihre Kunden in DATEV, lesen Sie auch Umstieg aus Ihrer Warenwirtschaft: dort übernehmen Sie zusätzlich Artikel, Festbestellungen je Wochentag und Leergutstände.