Umstieg aus Ihrer Warenwirtschaft
Arbeiten Sie heute mit einer Bäckerei-Warenwirtschaft oder einem anderen Programm für Bestellungen und Rechnungen, steckt dort schon alles, was Tourentakt braucht: Kunden, Artikel, feste Bestellungen je Wochentag und das Leergut bei den Kunden. Diese Seite zeigt, wie Sie das in vier Schritten übernehmen, ohne etwas abzutippen.
Jedes dieser Programme kann Listen nach Excel oder als CSV-Datei ausgeben (meist unter „Export“, „Liste drucken“ oder „Auswertung“). Wie die Spalten dort heißen, ist egal: Tourentakt erkennt die üblichen Überschriften, und jede Spalte können Sie selbst zuordnen.
Die Reihenfolge
- Kunden (mit Kundennummer)
- Artikel (mit Artikelnummer)
- Festbestellungen je Wochentag
- Leergutstände
Festbestellungen und Leergut gehören zu Kunden und Artikeln. Tourentakt findet sie über die Kundennummer und die Artikelnummer wieder, deshalb kommen Kunden und Artikel zuerst.
1. Kunden
Öffnen Sie Kunden und klicken Sie auf Importieren. Wählen Sie die Kundenliste aus Ihrer Warenwirtschaft oder fügen Sie die Zeilen aus Excel ein. Alles Weitere wie bei Von Excel und Papier zu Tourentakt.
Nehmen Sie die Kundennummer unbedingt mit (Spalte „Kundennummer“, „Kd-Nr“, „Debitor“ oder „Konto“). Sie steht danach im Kunden, Sie können nach ihr suchen, und Festbestellungen und Leergut finden den Kunden darüber.
Kunden aus DATEV
Hat Ihr Steuerbüro die Debitoren in DATEV, lassen Sie sich den Export Debitoren/Kreditoren geben (CSV-Datei, beginnt mit „EXTF“). Legen Sie diese Datei im Import-Fenster ab. Tourentakt liest:
- Konto als Kundennummer,
- Name (Adressatentyp Unternehmen) für Firmen, Vorname und Name (Adressatentyp natürl. Person) für Privatkunden,
- Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon und E-Mail.
Der DATEV-Export Ihrer Rechnungen (unter Rechnungen) bucht dann auf genau diese Debitorenkonten. Kunden ohne Kontonummer bekommen wie bisher 10000 plus ihren Platz in der Kundenliste.
2. Artikel
Öffnen Sie Artikel und klicken Sie auf Aus Warenwirtschaft. „Artikel“ ist schon gewählt.
Tourentakt erkennt diese Spalten:
| Spalte | erkannt an | Beispiel |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Artikelnummer, Art.-Nr., PLU, Nummer | 1001 |
| Bezeichnung | Bezeichnung, Artikel, Name | Weizenbrötchen |
| Einheit | Einheit, ME | Stk, Stück, kg |
| Preis netto | Preis, VK, Netto | 0,45 oder 0.45 |
| MwSt-Satz | MwSt, USt, Steuersatz | 7 oder 19 |
| Stück je Kiste | je Kiste, VE | 60 |
| Allergene | Allergene | Weizen, Sesam |
Gibt es einen Artikel schon (gleiche Artikelnummer, sonst gleiche Bezeichnung), ändert Tourentakt nur das, was in der Tabelle steht, und zeigt die Änderung in der Vorschau, zum Beispiel „Preis 0,42 → 0,45 €“. Leere Zellen ändern nichts. Alle anderen Artikel kommen neu dazu. Rot markierte Zeilen (etwa ein Preis, der keine Zahl ist, oder ein Steuersatz, den es nicht gibt) werden nicht übernommen.
3. Festbestellungen je Wochentag
Öffnen Sie Kunden, klicken Sie auf Aus Warenwirtschaft und wählen Sie Festbestellungen je Wochentag.
Die Tabelle hat eine Zeile je Kunde und Artikel und die Mengen in den Spalten Montag bis Sonntag, so wie die meisten Warenwirtschaften sie ausgeben:
| Kundennummer | Kunde | Artikelnummer | Artikel | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 10001 | Café Sonnenschein | 1001 | Weizenbrötchen | 40 | 40 | 40 | 40 | 40 | 60 | |
| 10001 | Café Sonnenschein | 1002 | Laugenbrezel | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 |
Daraus macht Tourentakt beim Kunden:
- Liefertage: alle Tage mit einer Menge (hier Montag bis Samstag),
- Stammbestellung: die Menge, die an den meisten Liefertagen gilt (40 Weizenbrötchen, 10 Laugenbrezeln),
- abweichende Mengen: was an einzelnen Tagen anders ist (samstags 60 Weizenbrötchen und keine Brezeln).
Kunde und Artikel findet Tourentakt über die Nummer oder, wenn die fehlt, über den Namen. Statt der sieben Tagesspalten geht auch eine Spalte Menge mit einer Spalte Liefertage (Mo-Fr, Mo Mi Fr, täglich); ohne Liefertage gilt die Menge an jedem Liefertag des Kunden.
Für jeden Kunden, der in der Tabelle steht, ersetzt das seine bisherige Stammbestellung und seine Liefertage. Kunden, die nicht darin stehen, bleiben, wie sie sind. Hat ein Kunde eigene Lieferfenster (siehe Lieferfenster), bleiben seine Liefertage aus den Lieferfenstern; nur die Mengen ändern sich.
4. Leergutstände
Mit eingeschaltetem Leergut (Verwaltung) gibt es unter Kunden → Aus Warenwirtschaft auch Leergutstände. Eine Zeile je Kunde mit dem Stand, der beim Kunden steht:
| Kundennummer | Kunde | Kisten | Thermobox |
|---|---|---|---|
| 10001 | Café Sonnenschein | 12 | 2 |
Die Spalte Kisten (auch „Leergut“ oder „Saldo“) ist der Kistenstand. Für jede weitere Leergutart, die Sie in der Verwaltung eingetragen haben (etwa Thermobox oder Palette), gibt es eine Spalte mit ihrem Namen. Der Stand ersetzt den bisherigen; er wird nicht dazugezählt. Ein Minus ist erlaubt, wenn der Kunde mehr zurückgegeben hat, als er bekam.
Musterdateien
In jedem Import-Fenster gibt es Musterdatei zum Herunterladen, für Kunden einfach und erweitert, außerdem je eine für Artikel, Festbestellungen und Leergut. Sie öffnen sich in Excel und zeigen die Überschriften, die Tourentakt sicher erkennt. Die Beispielzeilen darin („Beispiel: …“, „Muster-Café Sonnenschein“, „Muster-Kita Regenbogen“) übernimmt Tourentakt nie; Sie können sie stehen lassen.
Was noch nicht geht
- Offene Posten (unbezahlte Rechnungen aus der alten Warenwirtschaft) übernimmt Tourentakt noch nicht. Führen Sie diese bis zum Ausgleich in Ihrem bisherigen Programm weiter; neue Rechnungen und Zahlungen laufen in Tourentakt, siehe Zahlungen und offene Posten.
- Preise je Kunde und Preislisten übernehmen Sie über die Kunden und Preislisten.
Wenn Ihre Warenwirtschaft eine Liste ausgibt, mit der es nicht klappt, schicken Sie sie uns über den Feedback-Knopf. Wir sehen sie uns an.