Lieferfenster: Lieferzeiten wie Termine im Kalender

Wann ein Kunde beliefert wird, legen Sie wie einen wiederkehrenden Termin im Kalender an: jeden Tag, an bestimmten Wochentagen, alle zwei Wochen, einmal im Monat oder nur an einem einzigen Tag. Für jeden Tag gilt entweder „ganztägig“ oder eine oder mehrere Uhrzeiten, zum Beispiel morgens von 6 bis 8 Uhr und nachmittags von 14 bis 16 Uhr.

So legen Sie ein Lieferfenster an

Öffnen Sie „Liefertage“ und klicken Sie auf den Kunden.
Unter „Lieferfenster“ wählen Sie bei „Wiederholung“: einmalig, täglich, wöchentlich oder monatlich.
Bei „alle“ tragen Sie ein, wie oft: alle 1 Woche ist jede Woche, alle 2 Wochen ist jede zweite Woche.
Wöchentlich: Klicken Sie die Wochentage an. Monatlich: wählen Sie einen Tag im Monat (zum Beispiel den 15. oder den letzten Tag) oder einen Wochentag wie „am zweiten Dienstag“ oder „am letzten Freitag“.
Bei „ab“ steht der erste Tag, ab dem das Fenster gilt. Bei „alle 2 Wochen“ zählt Tourentakt die Wochen ab diesem Tag.
Wählen Sie, ob es ein Ende gibt: ohne Ende, bis zu einem Datum oder nach einer Zahl von Lieferungen.
Wählen Sie „ganztägig“ oder „zu bestimmten Zeiten“ und tragen Sie die Zeitblöcke ein. Mit „Zeitblock hinzufügen“ kommt ein zweiter (bis zu sechs) dazu.
Unten im Kasten sehen Sie die Regel in Worten und die nächsten Termine. Passt alles, klicken Sie auf „Speichern“.

Beispiele:

Sie möchten	So stellen Sie es ein
Montag bis Freitag, 5:45 bis 6:45 Uhr	wöchentlich, alle 1 Woche, Mo bis Fr, ein Zeitblock
Jeden zweiten Dienstag, morgens und nachmittags	wöchentlich, alle 2 Wochen, Di, ab dem ersten Dienstag, zwei Zeitblöcke
Der zweite Dienstag jedes Monats	monatlich, „am zweiten Dienstag“
Am Monatsletzten, irgendwann am Tag	monatlich, „am letzten Tag“, ganztägig
Nur am 11.11. für das Fest	einmalig, Datum eintragen

Einmal pro Woche, aber an einem von mehreren Tagen

Manche Kunden brauchen nur eine Lieferung pro Woche, haben aber an mehreren Tagen Zeit, zum Beispiel dienstags oder mittwochs von 11 bis 14 Uhr. So stellen Sie das ein:

Wöchentlich wählen und die möglichen Tage anklicken (hier Dienstag und Mittwoch), Zeitblock 11:00 bis 14:00.
Unter der Wiederholung „nur … Mal pro Woche“ wählen und die Zahl eintragen, hier 1. Statt „Woche“ geht auch „Monat“, etwa zweimal im Monat an einem Montag oder Freitag.

Tourentakt wählt dann den Tag, an dem der Besuch am wenigsten Umweg kostet: den Tag, an dem die Tour ohnehin in der Nähe ist, an dem sie nicht schon voll ist und an dem der Kunde pünktlich erreicht wird. Pausen, Feiertage und Abbestellungen zählen mit. Bei mehreren Lieferungen im Zeitraum legt Tourentakt sie möglichst nicht auf zwei Tage direkt hintereinander.

Mit dem Start eines Liefertags steht die Wahl für die laufende Woche (oder den Monat) fest und ändert sich nicht mehr, auch wenn danach andere Kunden dazukommen. Im Wochenplan steht am gewählten Tag ein Punkt, an den anderen möglichen Tagen ein Kreis ○ mit dem Hinweis, wann geliefert wird. Hat der Kunde an einem Tag mehrere Einsätze oder wird nur abgeholt, zeigt der Punkt beim Darüberfahren, was geschieht, etwa „Liefern und Abholen“. Auch der Kunde sieht im Kundenportal den gewählten Tag.

Mehrere Einsätze am selben Tag: morgens bringen, abends abholen

Ein Kunde kann mehrere Lieferfenster haben, zum Beispiel jede Woche dienstags früh und zusätzlich am letzten Freitag im Monat ganztägig. Klicken Sie dafür auf „Weiteres Lieferfenster“.

Jedes Lieferfenster ist ein eigener Einsatz. Treffen zwei Fenster auf denselben Tag, fährt die Tour zweimal hin, zum Beispiel morgens um 6 Uhr liefern und abends um 18 Uhr das Leergut oder die Wäsche abholen. Die Zeitblöcke innerhalb eines Fensters sind dagegen Möglichkeiten für denselben einen Besuch: „6 bis 8 oder 14 bis 16 Uhr“.

Bei „Einsatz“ wählen Sie, was dabei geschieht:

Einsatz	Bedeutung
Liefern	Ware bringen (Voreinstellung)
Abholen	nur abholen, zum Beispiel Kisten, Wäsche, Rückgaben; es wird nichts eingeladen
Bringen und abholen	Ware bringen und dabei etwas mitnehmen
Arbeit vor Ort	ohne Ware, etwa Aufbauen, Auffüllen, Wartung

Bei „Tour“ legen Sie fest, welche Tour den Einsatz fährt, zum Beispiel die Abendtour fürs Abholen. Ohne Angabe fährt die Stammtour des Kunden.

Die Mengen des Tages fahren beim ersten Einsatz mit Ware mit. In Tourenplanung, Fahrer-App und Kundenportal steht die Art des Einsatzes beim Stopp, etwa „Abholen“. Die Ladeliste führt Stopps ohne Ware gesondert unter „Ohne Ware“, damit beim Packen Platz bleibt.

Ohne Lieferfenster wird der Kunde nur noch auf Bestellung beliefert, zum Beispiel über das Kundenportal.

Ausnahmen

Fällt ein Termin eines Lieferfensters dauerhaft weg, tragen Sie im Lieferfenster unter „Ausnahmen“ das Datum ein. Für längere Zeiten wie Betriebsferien nehmen Sie besser eine Pause. Feiertage beachtet Tourentakt ohnehin, wie bisher unter „Liefertage“ eingestellt.

Ausnahme für einen einzelnen Tag: fällt aus oder später

Ruft ein Kunde an und sagt „heute bitte nicht“ oder „heute erst ab 10 Uhr“, tragen Sie eine Ausnahme nur für diesen einen Tag ein. Liefertage, Lieferfenster und Pausen bleiben dabei, wie sie sind.

Im Wochenplan: Öffnen Sie „Liefertage“ und klicken Sie in der Zeile des Kunden auf den Tag. Bei vielen Kunden tippen Sie oben ins Suchfeld einen Teil von Name, Straße, Ort oder Tour; dann stehen nur noch die passenden Kunden im Plan. Wählen Sie:

Fällt aus: An diesem Tag wird nicht geliefert. Im Wochenplan steht ein orangefarbenes A.
Anderes Zeitfenster (heute: „Heute später“): Tragen Sie ein, ab wann und bis wann geliefert werden soll. Im Wochenplan steht ein blaues Z.

Einen Grund können Sie dazuschreiben, etwa „Inventur“. Mit „Speichern“ gilt die Ausnahme sofort. Klicken Sie später noch einmal auf den Tag, können Sie sie ändern oder mit „Ausnahme aufheben“ zurücknehmen.

In der Tourenplanung (für heute): Klicken Sie am Stopp auf „Ausnahme“.

„Fällt heute aus“ nimmt den Stopp sofort aus der Tour. Der Fahrer sieht ihn in der App nicht mehr.
„Heute später“ gibt dem Stopp das neue Zeitfenster und setzt ihn an den besten Platz seiner Tour. Fixierte Stopps und Touren mit fester Reihenfolge behalten ihren Platz; prüfen Sie dann die Reihenfolge selbst oder klicken Sie auf „Optimieren“. In der Fahrer-App steht beim Stopp „heute später“ mit dem neuen Fenster.
Heben Sie die Ausnahme heute wieder auf, kommt der Stopp an den besten Platz seiner Stammtour zurück beziehungsweise bekommt sein übliches Zeitfenster.

Beim Kunden: In „Kunden“ führt die Schaltfläche „Liefertage und Ausnahmen“ direkt zu den Liefertagen dieses Kunden. Dort stehen unter „Ausnahmen einzelner Tage“ alle kommenden Ausnahmen; mit „Aufheben“ nehmen Sie eine sofort zurück. Auch in den Kundendaten stehen die nächsten Ausnahmen.

Gut zu wissen:

Eine Ausnahme gibt es nur für Tage, an denen sonst geliefert würde. An Feiertagen und in Pausen ist ohnehin nichts zu tun.
Hat der Kunde an einem Tag mehrere Einsätze (morgens liefern, abends abholen), gilt das neue Zeitfenster für den Einsatz mit Ware; „fällt aus“ gilt für den ganzen Tag.
Bestell-Tabelle, Ladeliste und Kundenportal rechnen mit der Ausnahme. Der Kunde sieht im Portal „fällt aus“ oder das neue Zeitfenster und kann an einem ausgefallenen Tag nichts bestellen.
Bereits erledigte Stopps bleiben, wie sie sind.

Was die Tourenplanung daraus macht

Der Wochenplan zeigt nur die Tage, an denen ein Lieferfenster gilt. Fahren Sie mit der Maus über einen Punkt, sehen Sie die Uhrzeiten dieses Tages.
Beim „Nächsten Liefertag“ bekommt jeder Stopp die Zeitblöcke seines Tages. In der Tourenplanung und in der Fahrer-App steht zum Beispiel „Fenster 05:45–06:45 und 14:00–16:00“.
„Optimieren“ hält sich an die Zeitblöcke: Kommt der Fahrer zwischen zwei Blöcken an, plant Tourentakt den Stopp in den nächsten Block oder an eine bessere Stelle der Tour. Zu spät ist ein Stopp erst nach dem letzten Block.
Auch „Touren erstellen“ und „Von Hand planen“ in der Kundenkarte rechnen mit den einzelnen Zeitblöcken: Eine Ankunft in der Lücke zwischen zwei Blöcken gilt nicht als pünktlich, der Stopp wartet auf den nächsten Block oder kommt an eine andere Stelle.
In der Terminplanung gelten die Blöcke des jeweiligen Tages. Der vorgeschlagene Termin bleibt immer in einem Block: Ein Kunde mit 6 bis 8 und 14 bis 16 Uhr bekommt nie „7 bis 15 Uhr“ zugesagt, auch nicht bei „ganzes Zeitfenster des Kunden“.
Im Kundenportal sieht der Kunde die Zeitblöcke seines Liefertags.
In der Kundenmaske steht das Lieferfenster in Worten; geändert wird es unter „Liefertage“.

Gut zu wissen

Was an Feiertagen gilt (liefern, ausfallen, Ware am Werktag davor oder danach), wählen Sie im selben Fenster; siehe Feiertage.
Kunden, die Sie noch nicht umgestellt haben, behalten ihre bisherigen Liefertage und ihr Zeitfenster. Öffnen Sie einen solchen Kunden, steht das bisherige Muster schon als Lieferfenster da; gespeichert wird es erst, wenn Sie etwas ändern.
Für Fachleute: Unter „Regel als Text“ sehen Sie die Regel im Kalenderformat iCalendar (RRULE), zum Beispiel FREQ=WEEKLY;INTERVAL=2;BYDAY=TU. Dort können Sie sie auch direkt eintragen.