Mitarbeiter mitnehmen: Datenschutz, Handy und Einführung in Stufen
Eine neue App scheitert selten an der Technik, sondern daran, dass Fahrer und Monteure nicht wissen, was sie über sie festhält, oder dass alles auf einmal kommt. Diese Seite hilft Ihnen beim Gespräch mit Ihren Leuten und, falls Sie einen haben, mit dem Betriebsrat.
Was Tourentakt über Ihre Mitarbeiter festhält
| Was | Wann | Abschaltbar |
|---|---|---|
| Uhrzeit einer Meldung (erledigt, nicht angetroffen, unterwegs) | nur wenn der Mitarbeiter selbst meldet | nein, das ist der Liefer- oder Einsatznachweis |
| Unterschrift und Foto beim Kunden | nur beim Stopp, wenn der Mitarbeiter sie aufnimmt | ja, Verwaltung, „Liefernachweis in der Fahrer-App“ |
| GPS-Position | nur im Moment, in dem die Unterschrift bestätigt wird, als Nachweis „Unterschrift am Lieferort“ | ja, Schalter „GPS-Position zur Unterschrift speichern“ |
| Arbeitszeit (Kommen, Gehen, Pausen) | nur mit dem Modul Zeiterfassung, nur wenn der Mitarbeiter stempelt | ja, Modul Zeiterfassung |
| Fotos im Einsatz | nur die, die der Monteur selbst aufnimmt | ja |
Was Tourentakt nicht tut: keine laufende Ortung während der Fahrt, keine Ortung nach Feierabend oder in Pausen, kein Bewegungsprofil, kein Zugriff auf Kontakte, Fotos oder andere Apps auf dem Handy. Die Disposition sieht den Fortschritt einer Tour aus den Meldungen der Fahrer („Stopp 7 erledigt um 6:42 Uhr“), nicht aus einem Punkt auf der Karte.
Das ist Absicht. Gerichte und Datenschutzbehörden sehen eine dauernde Ortung von Mitarbeitern sehr kritisch; eine Einwilligung der Mitarbeiter reicht dafür in aller Regel nicht. Mit Tourentakt brauchen Sie keine.
Infoblatt für Ihre Mitarbeiter
Sie müssen Ihre Mitarbeiter darüber informieren, welche Daten die App verarbeitet. Diesen Text können Sie übernehmen und mit Ihrem Betriebsnamen ergänzen:
Die Tourentakt-App in unserem Betrieb
Mit der App sehen Sie Ihre Tour oder Ihre Einsätze und melden, was erledigt ist. Dabei wird gespeichert: wann Sie einen Stopp oder Einsatz melden, die Unterschrift und das Foto, die Sie beim Kunden aufnehmen, und, wenn eingeschaltet, einmalig der Standort beim Bestätigen der Unterschrift. Mit der Zeiterfassung kommen Ihre Stempelzeiten dazu.
Die App ortet Sie nicht während der Fahrt und nicht nach Feierabend. Sie liest keine Kontakte, Fotos oder Nachrichten auf Ihrem Handy.
Wofür: Liefer- und Einsatznachweis gegenüber unseren Kunden, Rechnung, Planung der nächsten Touren, bei der Zeiterfassung Ihre Lohnabrechnung. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland. Fragen dazu beantwortet: [Name, Telefon].
Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, sprechen Sie die Einführung vorher mit ihm ab. Die Tabelle oben hilft dabei.
Diensthandy oder eigenes Handy
Tourentakt läuft im Browser jedes Handys, eine App muss nicht installiert werden. Trotzdem gilt: Niemand ist verpflichtet, sein privates Handy für die Arbeit zu nutzen. Wenn Mitarbeiter das freiwillig tun, ist das in Ordnung; manche Betriebe zahlen dafür einen kleinen monatlichen Zuschuss. Für Aushilfen gibt es den Zugang per QR-Code nur für eine Tour und einen Tag, siehe Aushilfsfahrer. Ein Handy, das verloren geht oder bei einem Mitarbeiter bleibt, der den Betrieb verlässt, sperren Sie unter Verwaltung (siehe Anmelden).
Einführung in Stufen
Am besten klappt es, wenn Sie nicht alles auf einmal umstellen und Ihre Leute früh mitreden lassen. Ein bewährter Ablauf:
- Woche 1, Büro allein: Kunden übernehmen, eine Tour planen, die Fahrer fahren noch mit Papier. Sie sehen, ob die Reihenfolge passt.
- Woche 2, ein Fahrer oder Monteur: Nehmen Sie die Person, die am liebsten mit dem Handy arbeitet. Sie meldet nur „erledigt“, ohne Unterschrift und Foto. Fragen Sie nach jedem Tag, was gestört hat.
- Woche 3, alle auf einer Tour: Die anderen fahren mit, die erste Person zeigt es ihnen. Unterschrift oder Foto erst jetzt einschalten, wenn Sie sie brauchen.
- Danach, eins nach dem anderen: Terminvorschläge an Kunden, Zeiterfassung, Rechnungen. Jedes Modul lässt sich in der Verwaltung einzeln einschalten.
Was Mitarbeiter am meisten stört, ist eine umständliche Bedienung und Funktionen, die sie nicht brauchen. Schalten Sie deshalb nur ein, was Ihr Betrieb wirklich nutzt.