Terminplanung: Kunden über Tage verteilen und Termine abstimmen

Mit der Terminplanung verteilen Sie viele Kunden auf mehrere Tage und Touren, zum Beispiel für eine Aktionswoche, eine Sonderlieferung an alle Kitas oder Termine, die Sie mit jedem Kunden abstimmen wollen. Tourentakt schlägt die Touren vor, Sie schicken den Kunden ihr Zeitfenster, die Kunden bestätigen. Was bestätigt ist, bleibt fest. Ein- und ausschalten lässt sich das in der Verwaltung unter „Terminplanung“.

So gehen Sie vor

Terminplanung öffnen und auf Neue Planung klicken.
Zeitraum (Von, Bis) und Fahrtage wählen. Feiertage fallen von selbst weg.
Angeben, wie viele Touren es im ganzen Zeitraum ungefähr werden sollen. Bei 5 Touren an 5 Tagen plant Tourentakt eine Tour je Tag.
Das Terminfenster wählen, das der Kunde bekommt (genaue Uhrzeit, 30 Minuten bis 4 Stunden oder das ganze Zeitfenster des Kunden), dazu Abfahrt, spätestes Zurück und auf Wunsch höchstens so viele Stopps je Tour.
Bei Kunden alle Kunden oder eine Gruppe aus der Kundenkarte wählen.
Anlegen und optimieren. Tourentakt verteilt die Kunden auf Tage und Touren, achtet auf die Zeitfenster der Kunden und auf das Arbeitsende und gibt jedem Kunden ein Terminfenster um die geplante Ankunft.
Prüfen und bei Bedarf ändern (siehe unten), dann Termine vorschlagen. Jeder Kunde bekommt sein Zeitfenster mit einem Link.

Breite und enge Zeitfenster: Jeder Kunde hat sein eigenes Zeitfenster aus den Kundendaten, die Fenster verschiedener Kunden dürfen sich überschneiden. Ein Kunde, der von 7 bis 15 Uhr da ist, und einer, der 8:00 bis 8:30 wünscht, passen auf dieselbe Tour. Ein enges Fenster wird nie breiter zugesagt, als der Kunde es wünscht. Wählen Sie als Terminfenster „ganzes Zeitfenster des Kunden“, bekommen Kunden mit breitem Fenster genau dieses zugesagt, und die Tour kann darin beim erneuten Optimieren frei umgestellt werden, auch nach der Bestätigung.

Kunden, die keinen Platz bekommen haben, stehen unten bei Ohne Tour mit dem Grund, etwa „Alle Touren haben schon 8 Stopps“. Dann mehr Touren einplanen (Einstellungen) und erneut Optimieren.

Was der Kunde sieht

Der Kunde öffnet den Link und sieht Tag, Zeitfenster und seine Lieferadresse. Er kann

Termin passt wählen: Der Termin ist fest.
An dem Tag geht es nicht wählen, auf Wunsch mit Hinweis: Dieser Tag ist für ihn gesperrt, beim nächsten Optimieren bekommt er einen anderen Tag.
Absagen: Er wird in diesem Zeitraum nicht eingeplant.

Die Nachricht geht per E-Mail an die Adresse aus den Kundendaten, Kunden ohne E-Mail bekommen eine SMS. Antwortet der Kunde auf die Mail, landet die Antwort bei der E-Mail-Adresse Ihres Betriebs (Verwaltung, Absender). Klicken Sie auf den Kundennamen in der Tour, sehen Sie im Verlauf, ob die Nachricht verschickt wurde („verschickt an …“ oder „nicht zugestellt“ mit Grund) und ob der Kunde seinen Link schon geöffnet hat („Link angesehen am …“). Ob er die Mail gelesen hat, erfasst Tourentakt bewusst nicht. SMS gehen nur mit dem Zusatzmodul SMS-Versand hinaus (messages.md).

Ruft ein Kunde an, tragen Sie seine Antwort selbst ein: auf den Kundennamen in der Tour klicken, dann Hat bestätigt oder Will anderen Tag.

Was fest bleibt

Beim erneuten Optimieren bleiben diese Stopps an Tag, Tour und Zeitfenster:

vom Kunden bestätigt,
von Hand festgelegt (Festlegen oder Eigenes Fenster …, zum Beispiel am Telefon vereinbart),
ohne Bestätigung fest (Kunden, die nicht bestätigen müssen, oder Kundenbestätigung ausgeschaltet),
wartet auf Antwort (der Kunde kennt sein Fenster schon),
angepinnt (Schloss-Symbol am Stopp): Tour und Uhrzeit bleiben, auch ohne Termin beim Kunden.

Die Reihenfolge der Tour drumherum darf sich ändern, aber nur so, dass jedes zugesagte Fenster gehalten wird. Alle anderen Kunden werden neu verteilt. Touren von heute und früher ändert die Planung nicht mehr.

Soll ein zugesagter Termin doch noch wandern: Kunde anklicken, Zurückziehen. Der Stopp ist wieder frei, und der Kunde bekommt beim nächsten Vorschlag einen neuen Link. In eine andere Tour am selben Tag können Sie ihn auch so hängen (→ Tour).

Wenn etwas nicht passt

Oben in der Planung stehen Hinweise in Rot und Gelb, zum Beispiel:

„Termin ist nicht zu halten, ca. 25 Min zu spät“: Zwei feste oder angepinnte Stopps vertragen sich nicht. Einen Pin lösen oder einen Stopp in eine andere Tour am selben Tag legen.
„Tour endet erst um …“: Die Tour ist zu voll. Mehr Touren einplanen oder Stopps umhängen.
„hat den … abgelehnt, steht aber noch in …“: Diesen Kunden in eine andere Tour legen.

Ohne Bestätigung arbeiten

Für alle Kunden: In der Verwaltung „Kundenbestätigung“ ausschalten. Der Knopf heißt dann Termine festlegen; die Termine sind sofort fest, die Kunden bekommen nur die Mitteilung.
Für einzelne Kunden (zum Beispiel Daueraufträge oder eigene Filialen): Beim Kunden „Termine ohne Bestätigung“ ankreuzen.

Liefertag starten

Mit Nächster Liefertag (in der Tourenplanung) übernimmt Tourentakt die Touren der Planung für diesen Tag. Die Fahrer sehen sie in der App wie jede andere Tour, mit dem zugesagten Zeitfenster. Kunden aus der Planung fahren an diesem Tag nicht zusätzlich auf ihrer Stammtour mit.

Weit im Voraus planen

Liefertage, Pausen und Planungen gehen bis zu 24 Monate im Voraus. Die Ansicht Liefertage zeigt immer zwei ganze Kalenderwochen von Montag bis Sonntag; über den Tagen steht die Kalenderwoche (zum Beispiel „KW 43 · 19.10. bis 25.10.2026“). Mit Früher und Später blättern Sie je eine Woche, mit Heute kommen Sie zurück. Wie weit, stellen Sie in der Verwaltung unter „Planen bis“ ein (3 bis 60 Monate).

Die Kalenderwoche wird so gezählt, wie in Deutschland, Österreich und der Schweiz üblich: Die erste Woche des Jahres ist die mit dem ersten Donnerstag. Deshalb gehört zum Beispiel der 31.12.2026 noch zur KW 53 und der 4.1.2027 zur KW 1.

Datum eingeben

Datumsfelder zeigen das Datum immer als Tag, Monat und Jahr (TT.MM.JJJJ), egal wie Ihr Computer oder Handy eingestellt ist. Sie können

in das Feld klicken und das Datum einfach tippen, zum Beispiel „20102028“ für den 20.10.2028; das Feld springt von selbst vom Tag zum Monat und zum Jahr,
mit den Pfeiltasten nach oben und unten Tag, Monat oder Jahr weiterzählen,
oder auf das Kalender-Symbol tippen und einen Tag im Monatskalender wählen. Die Woche beginnt dort am Montag; Tage, die nicht wählbar sind (zum Beispiel vor heute), sind grau.

Ein Datum, das nicht erlaubt ist, wird rot umrandet und nicht übernommen.

Gut zu wissen

Benachrichtigt wird über den Weg aus den Stammdaten: E-Mail, sonst SMS (mit Zusatzmodul SMS-Versand), sonst Brief. Den Link können Sie beim Kunden auch kopieren und selbst weitergeben.
Eine Planung mit Terminen, die Kunden schon kennen, fragt vor dem Löschen nach.
Mehrere Kunden an einer Adresse (z. B. Bewohner eines Heims) kommen möglichst auf denselben Tag und dieselbe Tour, jeder mit eigenem Terminfenster. Mehr in same-address.md.