Bestellalltag: Bestellungen, Feiertage, Liefergebiete, Rundschreiben

Diese Seite beschreibt, was im Alltag rund um Bestellungen hilft: alle Bestellungen eines Tages in einer Tabelle, Kunden mit fehlender Bestellung, Feiertage, Tagespreise, Liefergebiete, Urlaub im Kundenportal und Rundschreiben. Bestell-Tabelle und Rundschreiben schalten Sie unter Verwaltung → Funktionen ein oder aus.

Bestell-Tabelle

Unter Bestellungen (Menü „Tagesgeschäft“) sehen Sie für einen Liefertag alle Kunden mit ihren Mengen je Artikel. Die Mengen ergeben sich aus Stammbestellung, Mengen je Wochentag, Feiertagen und den Bestellungen, die schon da sind.

Wählen Sie oben den Liefertag: einen der nächsten sieben Tage oder im Datumsfeld bis zu zwei Wochen im Voraus.
Ändern Sie in der Zeile des Kunden die Mengen, etwa nach einem Anruf. Geänderte Zeilen sind blau hinterlegt.
Mit Speichern gilt das als Bestellung des Kunden für diesen Tag, genau wie eine Bestellung aus dem Kundenportal. Setzen Sie die Mengen wieder auf die gewohnten zurück, gilt wieder die Stammbestellung.

Mit Stammtour und Kunde oder Ort grenzen Sie die Liste ein. Auch Kunden ohne Lieferung an diesem Tag zeigt alle Kunden; so tragen Sie eine Sonderlieferung ein. Mit Artikel dazunehmen bekommt die Tabelle eine Spalte für einen Artikel, den heute noch niemand bestellt hat.

Im Büro gilt kein Bestellschluss: Sie können auch dann noch ändern, wenn Ihre Kunden es im Portal nicht mehr können.

Knappe Ware verteilen

Unter jeder Spalte steht die Summe. Ist von einem Artikel weniger da als bestellt, tippen Sie auf die Waage daneben und tragen ein, wie viel vorhanden ist. Jeder Kunde, der den Artikel bestellt hat, bekommt denselben Anteil seiner Bestellung; was beim Runden übrig bleibt, geht an die größten Bestellungen. Prüfen Sie das Ergebnis und speichern Sie.

Fehlende Bestellungen

Über der Tabelle stehen Kunden, die an diesem Wochentag sonst Ware bekommen (an mindestens zwei der letzten vier gleichen Wochentage), für den gewählten Tag aber nichts haben. Daneben steht, wann zuletzt geliefert wurde und vor wie vielen Tagen.

Mit der Telefonnummer rufen Sie direkt an.
Wie zuletzt eintragen übernimmt die Mengen der letzten Lieferung an diesem Wochentag in die Tabelle. Danach noch speichern.

Wer eine Pause hat, an einem Feiertag nicht beliefert wird oder im Portal abbestellt hat, steht nicht in der Liste.

Feiertage: ausfallen, davor oder danach

Fällt eine Lieferung auf einen Feiertag, entscheiden Sie je Kunde, was passiert. Öffnen Sie dazu unter Liefertage den Kunden. Unter Fällt eine Lieferung auf einen Feiertag wählen Sie:

trotzdem liefern, etwa für Hotels und Pflegeheime,
fällt aus,
Ware am Werktag davor: Die Ware des Feiertags kommt mit der Lieferung am Tag davor mit,
Ware am Werktag danach: Die Ware kommt mit der nächsten Lieferung.

Weitere Feiertage, Pausen des Kunden und Sonntage werden übersprungen, außer der Kunde bekommt sonntags Ware. Gesucht wird höchstens drei Tage weit. Ist der Werktag kein gewöhnlicher Liefertag des Kunden, wird es eine Sonderlieferung. Im Wochenplan steht am Feiertag, wann die Ware kommt.

Hat der Kunde für den Werktag schon selbst bestellt, gilt seine Bestellung, wie sie ist. Im Portal sieht er die Ware des Feiertags dort schon vorausgefüllt.

Preise und Sortiment je Wochentag

Unter Artikel öffnen Sie einen Artikel. Unter Tage und Tagespreise legen Sie fest:

Im Sortiment an: An welchen Wochentagen es den Artikel gibt, etwa Kuchen nur Samstag und Sonntag. An anderen Tagen sehen Kunden ihn im Portal nicht.
Preise je Wochentag: ein eigener Preis für einzelne Tage, etwa Sonntagsbrötchen teurer, und ein Preis an Feiertagen. Leere Felder heißen: wie der Preis oben.

Eigene Preise beim Kunden und Preislisten gehen vor; Tagespreise gelten für alle anderen. Die Monatsrechnung rechnet jede Lieferung mit dem Preis ihres Tages.

Liefergebiete

Unter Verwaltung → Liefergebiete legen Sie fest, welche Postleitzahlen zu welchem Gebiet gehören.

Liefergebiet hinzufügen und einen Namen eintragen.
Postleitzahlen: ganze Postleitzahlen, mit Komma getrennt, oder den Anfang mit Stern, etwa 954* für alle, die mit 954 beginnen.
Teilt sich eine Postleitzahl auf zwei Gebiete auf, tragen Sie bei einem davon Orte oder Ortsteile ein. Dieses Gebiet gilt dann nur dort, das andere für den Rest.
Wählen Sie Liefertage, Stammtour und Kundenart, die neue Kunden im Gebiet bekommen sollen. Leer heißt: keine Vorgabe.

Legen Sie danach einen neuen Kunden an, steht unter seiner Adresse das Gebiet, und er bekommt dessen Vorgaben. Bei Kunden außerhalb steht „außerhalb der Liefergebiete“. Kunden aus einer Liste (Excel, PDF) ohne Stammtour bekommen beim Übernehmen ebenfalls die Vorgaben ihres Gebiets. Bestehende Kunden behalten, was bei ihnen steht.

Urlaub im Kundenportal

Ihre Kunden tragen im Kundenportal unter Urlaub und Schließzeiten selbst ein, wann sie nichts brauchen: Beginn, Ende und auf Wunsch einen Grund. Das geht ab dem ersten Tag, für den der Bestellschluss noch nicht vorbei ist. Danach ist es eine gewöhnliche Pause beim Kunden; Sie sehen sie unter Liefertage.

Eine eingetragene Zeit kann der Kunde wieder herausnehmen, solange sie noch nicht begonnen hat. Für Änderungen an einer laufenden Pause ruft er Sie an.

Rundschreiben

Unter Rundschreiben (Menü „Stammdaten“) schicken Sie eine E-Mail an viele Kunden auf einmal, etwa zu Betriebsferien oder einer Preisänderung.

Unter An wählen Sie: alle Kunden, eine Kundenart, eine Stammtour, eine Kundengruppe aus der Kundenkarte oder ein Liefergebiet.
Darunter steht, an wie viele Adressen es geht und welche Kunden keine E-Mail-Adresse haben.
Tragen Sie Betreff und Text ein. Anrede, Ihre Telefonnummer und der Gruß kommen automatisch dazu, dazu Ihr Logo.
Verschicken fragt noch einmal nach. Danach lässt sich die Mail nicht zurückholen.

Haben mehrere Lieferorte dieselbe Adresse (etwa die Filialen einer Kette), geht die Mail dort nur einmal hin. Interessenten aus dem Mini-CRM bekommen keine Rundschreiben. Antworten gehen an Ihre E-Mail-Adresse. Unter Verschickt stehen die letzten 100 Rundschreiben; ob jede Mail angekommen ist, sehen Sie im Postausgang (Verwaltung → Nachrichten an Kunden).

Für die Fahrer ändert sich nichts: Sie bekommen die Mengen wie immer mit den Touren des Tages.