Schnittstellen: Webshop, Warenwirtschaft und andere Programme anbinden

Mit den Schnittstellen arbeitet Tourentakt mit Ihren anderen Programmen zusammen: Ihr Webshop schickt Bestellungen, Ihre Warenwirtschaft liest Kunden, Artikel und Lieferungen, und Tourentakt meldet von sich aus, wenn eine Bestellung kommt, ein Stopp erledigt ist oder ein Lieferschein entsteht. Die Schnittstellen sind ein Zusatzmodul; Tourentakt schaltet es auf Wunsch frei.

Einschalten

1. Öffnen Sie Verwaltung.
2. Schalten Sie unter Funktionen die Schnittstellen ein.
3. Weiter oben erscheint der Bereich Schnittstellen mit API-Schlüsseln, Webhooks und Webshop.

Webshop: Bestellungen aus WooCommerce oder Shopify

Bestellungen aus Ihrem Shop landen im Bestell-Eingang, genau wie eine WhatsApp oder E-Mail, nur ohne Abtippen.

1. Wählen Sie unter Webshop das Shop-System und geben Sie dem Shop einen Namen, zum Beispiel „Online-Shop“.
2. WooCommerce: Lassen Sie das Feld für das Geheimnis leer, Tourentakt erzeugt eins. Shopify: Tragen Sie den Signatur-Schlüssel ein, den Shopify unter Einstellungen → Benachrichtigungen → Webhooks anzeigt.
3. Tippen Sie auf Shop verbinden. Tourentakt zeigt die Zustell-URL (und bei WooCommerce das Geheimnis). Beides wird nur jetzt angezeigt.
4. Legen Sie im Shop einen Webhook an:
   • WooCommerce: Einstellungen → Erweitert → Webhooks → Webhook hinzufügen. Thema „Bestellung erstellt“, Zustell-URL und Geheimnis aus Tourentakt eintragen, Status „Aktiv“.
   • Shopify: Einstellungen → Benachrichtigungen → Webhooks → Webhook erstellen. Ereignis „Bestellerstellung“, Format JSON, Zustell-URL aus Tourentakt.

So ordnet Tourentakt die Bestellung zu

• Kunde: über die E-Mail-Adresse der Bestellung. Steht sie bei keinem Kunden, sucht Tourentakt über Firma, Name und Adresse; dann steht ein Hinweis am Vorschlag, und Sie prüfen.
• Artikel: über die Artikelnummer (im Shop „SKU“), sonst über den genauen Namen. Am sichersten tragen Sie in Tourentakt unter Artikel dieselbe Artikelnummer ein wie im Shop.
• Liefertag: aus einem Feld der Bestellung, dessen Name „Liefer…“ oder „deliver…“ enthält, etwa „Lieferdatum“ (viele Shops haben dafür eine Erweiterung). Fehlt es, steht eine Rückfrage im Eingang.
• Die Mengen kommen zusätzlich zur üblichen Lieferung des Tages dazu.

Shop-Bestellungen direkt übernehmen

Schalten Sie Shop-Bestellungen direkt übernehmen ein, wenn Sie Shop-Bestellungen nicht einzeln prüfen möchten. Tourentakt übernimmt dann nur, was eindeutig ist: Kunde über die E-Mail erkannt, alle Artikel bekannt, Liefertag genannt, Bestellschluss nicht vorbei. Alles andere wartet im Bestell-Eingang auf Sie.

Schickt der Shop dieselbe Bestellung noch einmal (zum Beispiel nach einer Störung), entsteht kein zweiter Eintrag.

API-Schlüssel: für Warenwirtschaft und eigene Programme

Mit einem API-Schlüssel lesen andere Programme Ihre Daten oder tragen Bestellungen ein.

1. Geben Sie dem Schlüssel einen Namen, zum Beispiel „Warenwirtschaft“.
2. Wählen Sie die Rechte: Lesen (Kunden, Artikel, Lieferungen, Touren, Lieferscheine) und, wenn nötig, Bestellungen eintragen.
3. Tippen Sie auf Schlüssel anlegen und geben Sie den Schlüssel an den Betreuer des anderen Programms weiter. Er wird nur jetzt angezeigt.

In der Liste sehen Sie, wann ein Schlüssel zuletzt benutzt wurde. Wird ein Schlüssel nicht mehr gebraucht oder ist er in falsche Hände geraten, tippen Sie auf Löschen; er gilt dann sofort nicht mehr.

Die Adresse der Schnittstelle und eine Beschreibung für Programmierer (OpenAPI) stehen oben im Bereich. Eingetragene Bestellungen gelten wie Bestellungen aus dem Kundenportal, mit demselben Bestellschluss. Den Kunden nennt das andere Programm über seine Kennung oder seine E-Mail-Adresse; teilen sich mehrere Kunden die E-Mail-Adresse, wird die Bestellung abgelehnt und braucht die Kennung.

Webhooks: Tourentakt meldet sich bei anderen Programmen

Ein Webhook ist eine Adresse, an die Tourentakt eine kurze Nachricht schickt, sobald etwas passiert. So kann zum Beispiel Ihre Warenwirtschaft gleich nach der Lieferung den Lieferschein abholen.

1. Tragen Sie die Adresse des Webhooks ein (beginnt mit https://).
2. Wählen Sie, wann gemeldet wird: Bestellung eingetragen oder geändert, Stopp erledigt oder nicht angetroffen, Lieferschein erstellt, Lieferschein vom Büro korrigiert (mit Grund und den neuen Mengen).
3. Tippen Sie auf Webhook anlegen. Das angezeigte Geheimnis braucht das andere Programm, um zu prüfen, dass die Nachricht wirklich von Tourentakt kommt.

Mit Probe senden prüfen Sie die Verbindung. In der Liste steht, ob die letzte Nachricht angekommen ist. Ist das andere Programm kurz nicht erreichbar, versucht Tourentakt es mehrmals über einige Stunden. Mit Pausieren stoppen Sie die Meldungen vorübergehend.

Gut zu wissen

• Schlüssel, Shop-Adressen und Geheimnisse zeigt Tourentakt nur beim Anlegen. Geht einer verloren, löschen Sie ihn und legen einen neuen an.
• Webhooks dürfen nur an öffentliche Adressen gehen, nicht in Ihr internes Netz.
• Pausiert Tourentakt Ihren Betrieb oder schalten Sie die Schnittstellen aus, nehmen sie nichts mehr an und melden nichts mehr.