Verwalter-Zugang für Hausverwaltungen und Träger

Viele Ihrer Objekte gehören nicht den Menschen, die dort wohnen oder arbeiten. Eine Hausverwaltung, ein Vermieter oder ein Träger (Kita, Schule, Gemeinde) betreut oft mehrere Häuser und will wissen, was dort ansteht. Mit dem Verwalter-Zugang bekommt sie einen persönlichen Link. Darunter sieht sie alle ihre Objekte an einer Stelle, ohne Anmeldung und ohne Anrufe bei Ihnen.

Das Modul schalten Sie in der Verwaltung unter „Funktionen“ ein („Verwalter-Zugang“). Für Kaminkehrer und Brandschutz ist es schon eingeschaltet.

Verwaltung eintragen und Objekte zuordnen

1. Termine öffnen. Unten steht der Bereich Hausverwaltungen und Träger.
2. Verwaltung eintragen: Name, E-Mail-Adresse und das erste Objekt wählen, dann Speichern.
3. Weitere Objekte fügen Sie im Suchfeld Objekt zu … hinzufügen hinzu. Mit dem kleinen Kreuz neben einem Objekt nehmen Sie es wieder heraus.

Alle Objekte mit derselben E-Mail-Adresse gehören zur selben Verwaltung. Haben Sie bei einem Objekt im Brandschutz schon „Nachweis auch an Vermieter oder Hausverwaltung“ eingetragen, steht die Verwaltung hier bereits.

Zugang anlegen

Klicken Sie bei der Verwaltung auf Zugang anlegen und per Mail schicken. Die Verwaltung bekommt sofort eine Mail mit ihrem Link. Den Link sehen Sie auch selbst: Kopieren legt ihn in die Zwischenablage, Ansehen öffnet die Seite so, wie die Verwaltung sie sieht. Kommen später weitere Objekte dazu, erscheinen sie automatisch unter demselben Link.

Was die Verwaltung sieht

• Alle ihre Objekte mit Adresse und, bei Brandschutz, der Zahl der Feuerlöscher und der Geräte, die nicht betriebsbereit sind.
• Anstehende Termine mit Stand („bitte Termin wählen“, „bestätigt für …“).
• Zu jedem bestätigten Termin einen Aushang fürs Treppenhaus zum Ausdrucken: Tag, Uhrzeit, Dauer, was die Bewohner vorbereiten sollen, Ihre Telefonnummer und die Verwaltung als Ansprechpartner.
• Fristen je Arbeit, Überfälliges rot.
• Was zuletzt erledigt wurde, und bei Feuerlöschern den Prüfnachweis als PDF.

Telefonnummern, Mailadressen oder Hinweise Ihrer Kunden stehen dort nicht. Termine ändern oder absagen kann die Verwaltung über diese Seite nicht. Das geht weiter über den Terminlink in Ihrer Nachricht oder per Telefon.

Mail bei jedem bestätigten Termin

Sobald ein Termin in einem Objekt der Verwaltung feststeht, bekommt sie eine kurze Mail: welches Objekt, welche Arbeit, wann. Darin steht der Link zu ihrer Seite mit dem Aushang. So kann sie die Bewohner rechtzeitig informieren. Wird der Termin verschoben, kommt eine neue Mail. Die Mails sehen Sie wie alle anderen im Postausgang.

Zugang sperren

Hat die Verwaltung gewechselt oder ist der Link in falsche Hände geraten, klicken Sie auf Sperren. Der Link zeigt dann nichts mehr, und es gehen keine Termin-Mails mehr an die Verwaltung. Mit Zugang anlegen bekommt sie einen neuen Link.