Plan gegen Ist (Chef-Überblick)

Wie liefen Ihre Touren wirklich? „Plan gegen Ist“ zeigt je Tour, wann sie zurück sein sollte und wann sie es war, wo sie Zeit verloren hat und wie viele Kunden im Zeitfenster beliefert wurden. Dazu lernt Tourentakt aus den Meldungen Ihrer Fahrer, wie lange ein Stopp bei jedem Kunden wirklich dauert. Auf Wunsch bekommen Sie das Ganze per E-Mail.

Sie finden die Ansicht im Menü links unter Tagesgeschäft › Plan gegen Ist. Sie gehört zum Modul Chef-Überblick, das Sie in der Verwaltung unter „Funktionen“ ein- und ausschalten.

Was „Plan“ und „Ist“ heißen

• Plan: Sobald ein Fahrer losfährt („Tour starten“) oder den ersten Stopp meldet, merkt sich Tourentakt, wie die Tour bis dahin geplant war: die Ankunft bei jedem Kunden und wann die Tour zurück sein sollte. Was Sie danach ändern (Eilauftrag, Stopp umhängen), ändert diesen Plan nicht mehr. Stopps, die erst nach der Abfahrt dazukamen, stehen als „nachträglich“ in der Liste; Stopps, die gestrichen oder umgehängt wurden, werden gezählt.
• Ist: die Uhrzeit, zu der der Fahrer den Stopp in der App als erledigt oder „nicht angetroffen“ gemeldet hat.
• Zurück: die letzte Meldung plus Standzeit beim letzten Kunden und Rückfahrt. Es steht erst da, wenn kein Stopp mehr offen ist.

Die Ansicht

1. Oben stehen vier Zahlen für den Tag: Touren unterwegs, geliefert, wie viele davon im Zeitfenster waren und um wie viele Minuten die Touren im Schnitt später (oder früher) zurück waren als geplant.
2. Darunter steht jede Tour, die unterwegs war oder ist, mit Fahrer, „zurück ca. 08:12 statt 08:05 (+7 Min)“ und wo sie Zeit verloren hat, etwa „Zeit verloren bei Filiale Ortsmitte (+10 Min)“. Gemeint ist: Zwischen diesem Kunden und dem nächsten ist die Tour 10 Minuten weiter hinter den Plan gerutscht.
3. Ein Klick auf die Tour zeigt jeden Stopp mit geplanter und gemeldeter Uhrzeit und der Abweichung. Rot sind 10 Minuten und mehr, orange ab 5 Minuten.
4. Mit dem Datum oben wählen Sie einen früheren Tag aus den letzten 8 Wochen; „Heute“ springt zurück.

Fängt eine Tour gar nicht erst an (kein Stopp gemeldet, nicht gestartet), steht sie nicht in der Liste.

Standzeit aus den Meldungen

Die Standzeit ist die Zeit, die der Fahrer beim Kunden braucht. Sie steht in den Kundendaten und bestimmt die Ankunftszeiten für alle folgenden Kunden. Stimmt sie nicht, kommen Fahrer später an als geplant und Kunden warten.

So rechnet Tourentakt: Zwischen zwei Meldungen liegen die Standzeit beim ersten Kunden und die Fahrt zum nächsten. Der Abstand minus Fahrzeit ist eine Messung der Standzeit. Nicht gezählt werden Abstände mit einer Pause dazwischen, Warten auf ein Zeitfenster, nachträglich gemeldete Stopps und Ausreißer über 90 Minuten. Aus den letzten zehn Messungen der letzten 8 Wochen nimmt Tourentakt den mittleren Wert (Median), damit ein einzelner langer Plausch nicht zählt.

Einen Vorschlag gibt es, sobald ein Kunde mindestens 3-mal gemessen wurde und der Wert mindestens 2 Minuten von der eingetragenen Standzeit abweicht. Übernehmen trägt den Wert beim Kunden ein, Alle übernehmen bei allen Kunden der Liste. Ab dann rechnen Tourenplanung, Fahrer-App und Kundeninfo mit der neuen Standzeit. Ändern können Sie sie jederzeit wieder in den Kundendaten.

Tipp: Die Messung ist nur so gut wie die Meldungen. Bitten Sie Ihre Fahrer, den Stopp gleich beim Kunden zu melden und nicht erst am Ende der Tour.

Bericht per E-Mail

Unter Bericht per E-Mail wählen Sie:

• Aus (Vorgabe): kein Bericht.
• Täglich: jeden Liefertag zur gewählten Uhrzeit (Vorgabe 17:00 Uhr) für diesen Tag.
• Wöchentlich (montags): jeden Montag zur gewählten Uhrzeit für Montag bis Sonntag der Vorwoche, mit einer Zeile je Tag.

Der Bericht geht an die Adresse, die Sie unter „An“ eintragen; leer gelassen an die E-Mail-Adresse Ihres Betriebs. Er nennt die Touren, wie viele Kunden im Zeitfenster beliefert wurden, Touren, die länger gedauert haben, und Kunden, bei denen der Stopp anders dauert als eingetragen. Der Link in der Mail öffnet „Plan gegen Ist“. Vorschau zeigt den Text, wie er heute verschickt würde.

War an einem Tag keine Tour unterwegs, kommt kein Bericht. Jeder Bericht geht nur einmal hinaus und steht im Postausgang (Verwaltung).