Anlagen und Geräte übernehmen
Wenn Sie zu Tourentakt wechseln, stehen Ihre Feuerlöscher, Klimaanlagen oder PV-Anlagen meist schon in einer Excel-Liste, in Ihrer bisherigen Software oder in Prüfbüchern. Sie müssen nichts abtippen: Sie legen die Datei ab, prüfen die Vorschau und übernehmen.
Wo Sie den Import finden
Der Knopf Anlagen importieren steht
- unter Brandschutz (vorgewählt sind Feuerlöscher),
- unter F-Gase (vorgewählt sind Kälte- und Klimaanlagen),
- unter Termine (vorgewählt ist die Art, die Sie am häufigsten betreuen).
Nennt Ihre Liste die Art nicht, gilt die Auswahl Art der Geräte. Steht sie in einer Spalte (zum Beispiel „Feuerlöscher“, „Photovoltaik“, „Split-Klimagerät“), erkennt Tourentakt sie je Zeile.
Welche Dateien gehen
- Excel (.xlsx) oder CSV mit Spalten wie Kunde, Standort, Inventarnummer, Löschmittel, Inhalt, Baujahr, Kältemittel, Füllmenge, Leistung (kWp) und Letzte Prüfung. Klare Listen liest Tourentakt sofort, ohne KI.
- PDF, Fotos und unübersichtliche Listen, zum Beispiel ein Prüfbuch, ein Wartungsprotokoll oder ein Foto der Geräteliste. Diese liest die KI (Claude von Anthropic), wenn der KI-Import in der Verwaltung eingeschaltet ist. Bis zu zehn Dateien auf einmal.
Die Vorschau
Jede Zeile wird einem Ihrer Objekte zugeordnet, über Name oder Adresse. Kleine Abweichungen wie „Landgasthof Rot“ statt „Landgasthof Roth“ findet die Suche trotzdem, dann steht Objekt prüfen dabei.
- zugeordnet: Objekt eindeutig gefunden.
- Objekt prüfen oder Objekt fehlt: Wählen Sie das Objekt im Suchfeld der Zeile aus.
- schon vorhanden: Das Gerät steht schon beim Objekt (gleiche Inventarnummer, sonst gleicher Standort) oder zweimal in der Liste. Es wird nicht doppelt angelegt.
- Nicht übernommen: Werte, die nicht passen, etwa ein Kältemittel, das sich nicht eindeutig zuordnen lässt, oder ein Datum, das es nicht gibt. Das Gerät wird trotzdem angelegt; den Wert tragen Sie danach im Gerät nach.
- Bei Dateien, die die KI gelesen hat, steht dabei, woher die Angabe stammt und was unsicher war.
Mit dem Haken vorne lassen Sie einzelne Zeilen weg. Anlagen übernehmen legt alle markierten Geräte an.
Fristen laufen weiter
Steht in der Liste das Datum der letzten Prüfung oder Wartung, beginnt die Frist ab diesem Tag und nicht ab heute. Ein Feuerlöscher, der am 12.05.2025 geprüft wurde, ist also am 12.05.2027 wieder dran; eine Klimaanlage mit Wartung im April bekommt die nächste Dichtheitskontrolle und Wartung ein Jahr später. In der Prüfhistorie des Geräts steht dieser Eintrag als „aus Altdaten übernommen“. Fehlt das Datum, beginnen die Fristen am Tag des Imports.
Feuerlöscher bekommen beim Import gleich einen eigenen QR-Code für den Aufkleber. Hatte ein Objekt noch keine Feuerlöscher-Wartung, legt Tourentakt sie an, fällig nach dem ältesten Prüfdatum der übernommenen Geräte.